社内の情報共有を徹底することで、業務の効率化やコミュニケーションの円滑化などが期待できます。
最近はグループウェアやチャットツールなど、情報共有に便利なツールがたくさん存在しています。
一方でそれぞれの違いがよく分からず、どのツールを選べば良いのか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
ここでは、社内での情報共有の重要性とツールの機能、また導入のメリットについて解説しています。
社内に導入するツールの選び方も紹介しているので、導入予定の方はぜひ参考にしてみてくださいね。
Contents
社内における情報共有の重要性とツールの特徴
企業の一員として仕事を進める場合、社内での情報共有は欠かすことができません。
まずは、社内で情報共有を行うことの意味と重要性、また情報共有ツールがどういったものなのかについて詳しく見ていきましょう。
情報共有の意味と必要性
そもそも情報共有とは、社内の個人個人が持っている情報を全体に共有し、内容を精査していくことを指します。
ただ単に自分の知識を開示するだけでは、情報を共有できているとは言えません。
必要な情報を社内で取捨選択し、業務の効率化や社員のモチベーションアップにつなげていくことが大切です。
またナレッジやノウハウを社内で共有すれば属人化を防ぐことができ、社内全体のスキルや知識の向上も期待できるでしょう。
このように、社員のスキルやチームワークの向上、そして社内の生産性を高める役割を担っているのが情報共有という工程なのです。
社内で情報共有を行う際は、その情報が必要なものなのか、どこに活用できるのかといった部分まで目を向けるようにしましょう。
情報共有ツールの特徴
社内の情報共有にはツールの活用がおすすめです。
現在は共有する内容や目的に応じた多彩なツールが登場しており、様々な課題解決に役立てることが可能となっています。
情報共有ツールには以下のような種類があります。
| タスク管理 | 各社員の担当業務や進捗状況を共有できるツール。業務の分担がスムーズになり、グループの効率アップが期待できます。 |
|---|---|
| 勤怠管理 | 各社員の始業・終業時間を管理できるツール。シフト情報の共有などに便利です。 |
| バーチャルオフィス | 仮想オフィス内にいるスタッフとチャットや音声発信ができるツール。リモートでの情報交換が可能です。 |
| グループウェア | ファイル共有や掲示板などの機能がまとまったサービスです。様々な種類のデータを共有することができます。 |
| Web会議 | 相手の顔を画面越しに確認しながら会話ができるツール。リモートでも画面共有や資料の共有を簡単に行うことができます。 |
複数のツールを組み合わせることで、更なる業務効率化も期待できます。
ドキュメントやファイル、お互いのスケジュールに作業進捗など、社内で共有したい情報に応じたツールを選ぶようにしましょう。
情報共有ツールを導入するメリット
情報共有ツールを導入することで、メールや電話にはない様々な機能を利用できるようになります。
ここからは、社内における情報共有ツールのメリットについて解説していきます。
必要な情報をすぐに検索できる
情報共有ツールの最大のメリットは、あとから必要な情報を検索できるという点。
電話や会議など口頭での連絡は自分でメモを取らない限り記録に残りませんし、あとから探すこともできません。
メールの場合も、一定期間を過ぎるとデータが消えてしまうなどのリスクがあります。
一方情報共有ツールであれば、いつでも過去の投稿内容をチェックすることが可能です。
また内容に応じてグループ分けすることで、ツール内で情報の整理を行うこともできるでしょう。
更に、ツールの中には公開範囲の設定ができるものも多く、全体に共有する情報はもちろん、自分だけのメモとしても活用できるのが特徴。
これらの機能により、同じ質問を何度も受けるといったコミュニケーションコストのカットにもつながります。
ナレッジやノウハウが蓄積される
ビジネスシーンにおけるナレッジとは、会話や本から得た企業にとっての有益な情報を指します。
またノウハウとは、経験の中で得た自分なりのコツや知恵のことです。
社内に共有されたナレッジをもとに各社員がノウハウを身に付け、それを更に共有することで全体のスキルアップにつながっていくのです。
こうして情報が蓄積されていけばツールが社内におけるWikipediaのような役割を果たすようになります。
属人化しがちな個人のスキルを全体に共有できるのも情報共有ツールのメリットと言えるでしょう。
複数の社員とコミュニケーションが取れる
情報共有ツールを利用すると、社内のコミュニケーションを円滑化させることもできます。
例えばメールの場合、「お疲れ様です。」「お世話になっております。」といった挨拶を入力したり、件名を考えたりする必要があります。
一方情報共有ツールなら一言で返事を送ることが可能。
また「いいね」を押すだけで既読を知らせたり、絵文字を使って感情表現したりといった使い方もできます。
ツールの利用によって多くの社員と手軽にコミュニケーションが図れるため、社内の雰囲気をより良くする手助けとなってくれることでしょう。
リモートワーカーや在宅勤務社員とのコミュニケーションに課題を感じている企業にもおすすめです。
社内で利用するサービスの選び方
情報共有ツールには様々な種類がありますが、むやみに導入すれば良いというわけではありません。
どのような機能が必要なのか、使い方は簡単かどうかなど、いくつかの観点からツールを比較・検討することが大切です。
最後に、情報共有ツールを選ぶ際のポイントについて詳しく見ていきましょう。
利用目的
まずは自社が抱える課題と、解決に役立つ機能を明確にする必要があります。
せっかく多機能なツールを導入しても、実際に必要な機能が備わっていなければ意味がありません。
例えばコミュニケーションを円滑化させたい場合はチャットツールや社内SNS、掲示板などの機能が便利です。
またナレッジ・ノウハウの共有であればグループウェア、会議の際の画面共有であればWeb会議などのツールが適しています。
このように、利用目的や範囲をあらかじめ決めておくと、自社に求められる機能をスムーズに比較することができるでしょう。
使いやすさ
情報共有ツールは非常に便利な存在ですが、使い方が複雑なものはかえって混乱を招く可能性があります。
スムーズに社内へ浸透させるには、シンプルで使いやすい画面であることが重要。
ITリテラシーの低い社員であてもすぐに使いこなせるようなUIになっているものを選ぶようにしましょう。
検索機能
ツールに蓄積されたナレッジ・ノウハウなどの情報をすぐに表示できることも大切な要素です。
検索の精度が低く、求める情報にたどり着けないようなツールでは、せっかくの情報がムダになってしまいます。
社内のWikipediaのような使い方を目指している場合は特に、検索機能の豊富さは重要なポイントです。
キーワードやグループ・カテゴリーなど複数の項目から検索できるようなツールを選ぶと良いでしょう。
まとめ
- ミスやトラブルを減らし、社内の生産性を高めるために情報共有は必要不可欠
- ツールを導入することでノウハウやナレッジが蓄積され、マニュアルのように活用できる
- 社内の課題に合わせた機能性と使いやすさ、コストとのバランスを比較することが大切
情報共有ツールには個人間のやり取りに適したものやグループ向けのものなど様々な種類があります。
利用範囲を見極め、最低限のコストで導入できるツールを選ぶようにしましょう。
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