Zoomはパソコンやスマホ、タブレットなどの端末を使って、離れた場所にいる相手とWebミーティングができるツールです。
Zoomにはさまざまな機能がありますが、中でもホワイトボードの共有機能は参加者とのコミュニ―ケーションを深めるために便利です。
今回は、Zoomのホワイトボードの使い方や賢い活用方法などを詳しく紹介します。
この記事は、次のような人におすすめの内容です。
- Zoomのホワイトボードの共有機能が気になる人
- ホワイトボードの共有機能の便利な機能が知りたい人
- ホワイトボードの共有機能の賢い使い方をチェックしたい人
Contents
Zoomのホワイトボードって？
Zoomのホワイトボード機能は、一般的なホワイトボードのように画面に文字などを書き込めます。
手書きの文字だけでなくテキストを書き込んだり、マウスなどでイラストを描いたりできます。また、ホワイトボードの画面を画像保存して、あとから見直すこともできるのでとても便利です。
会話やチャットだけではうまく伝えられないような話をZoomでする場合に、ホワイトボード画面を使えばスムーズにコミュニケーションできるでしょう。
対応可能機種をチェック
Zoomのホワイトボードの共有機能が使用できるのは、パソコンとAndroid（アンドロイド）、iPadです。
その他のデバイスはビデオ通話やチャットには対応していますが、ホワイトボードの共有機能は使用できないので注意しましょう。
但し、他の参加者が共有したホワイトボードへの書き込みは可能です。
ホワイトボードの基本的な使い方
それではまず、Zoomのホワイトボード機能の基本的な使い方を紹介します。
Webミーティングの参加者とホワイトボード画面を共有する方法や実際に文字などを書き込む方法をチェックしていきましょう。
画面共有のやり方
Zoom会議を開始すると、画面の下に「画面共有」というアイコンがあるのでこちらを選択します。
すると、ウインドウに共有できる画面が複数表示されます。「ホワイトボード」も画面に表示されているので、選択した上で「共有」を押せば参加者とホワイトボード画面を共有できます。
書き込みのやり方
画面共有でホワイトボードを選択すると、デバイスの画面に書き込みツールメニューが表示されます。ホワイトボードに書き込みたい内容に合わせて、ツールを選択するといいでしょう。
Zoomのホワイトボードで画面に表示されるツールの特徴を一覧表でまとめたので、書き込むときの参考にしてください。
| ツールの名前 | 特徴 |
|---|---|
| 選択 | 書き込みをしたものを選択できる 動かしたり、大きさを変更したりする場合に使用 |
| テキスト | 文字を入力できる 手書きではない文字で書き込むときに使用 |
| 絵を描く | ペンで絵や文字を掛ける ちょっとしたイラストを描いたり、線を引いたりするときに使用すると便利 |
| スタンプ | 星印や矢印などのスタンプを押せる 文章などを目立たせたいときなどに使用するのがおすすめ |
| スポットライト | レーザーポインターのように、強調したい部分を指し示せる 複数人で会議をするときは自分の名前をスポットライトに入れると便利 |
| 消しゴム | テキストやスタンプなど消せる 部分的な修正をした場合に使用する |
| フォーマット | 文字やペンの色、大きさなどを変更できる ペンタブレットを使うときに活用するのがおすすめ |
| 元に戻す | 書き込みなどの作業を1つ戻せる 繰り返し押せば、2つ以上前の状態にも戻せる |
| やり直し | 「元に戻す」で戻した作業から1つ先に進められる 繰り返し押せば、2つ以上先の状態にも進められる |
| 消去 | ホワイトボードに書き込んだ内容を消せる 大部分の修正をしたい場合に使用すると便利 |
| 保存 | ホワイトボードを画像としてフォルダに保存する機能 保存先はZoomの専用フォルダ |
終了のやり方
Zoomのホワイトボード画面の共有を終わらせたいときは、ウインドウを「×」で閉じる方法が一番分かりやすくて簡単です。
もしくは、画面の下部に表示される「共有の停止」を押しましょう。
「共有の停止」ボタンは参加者との画面共有が一時的に止まるものなので、ホストの任意のタイミングで画面共有を再開できる仕組みです。
なお、画面共有を停止している間も、ホスト側はホワイトボードの書き込みができます。もちろん、画像保存も可能です。
もう一度参加者と画面共有をすると、最新のホワイトボード画面が反映される仕組みになっています。
ホワイトボードの共有機能の便利な活用方法
Zoomのホワイトボードの共有機能は、賢く活用することが大切です。具体的な活用例をいくつか紹介します。
企画案を手書きで書き出して共有する
Zoomのホワイトボード画面はテキストの入力だけでなく、手書きでざっと文字をかけるのが特徴です。
マウスで操作するのがしんどい場合は、ペンタブレット（ペン型のマウス）を使うと便利です。
また、タブレット端末にZoomをダウンロードすれば、ペンタブレットがなくても指で文字や絵・図を画面に書いて相手と共有できます。
オンラインセミナーの図解に使用する
Zoomを使ってオンラインセミナーを実施する人も多いですが、ホワイトボード機能はセミナー中のちょっとした解説に適しています。
事前に資料を用意するほどでもない簡単な解説であれば、ホワイトボードに書き込むだけ十分です。
むしろホワイトボード機能を使えばリアルタイムで書き込めるので、参加者に内容が伝わりやすいこともあるでしょう。資料の準備時間も省略できるのもポイントです。
またホワイトボード機能とは少し異なりますが、ホワイトボード機能と同じ使い方で共有中のpdfやpptxの資料に書き込みをするという使い方もセミナーなどでは便利です。
Zoomの使い方に関するよくある質問
最後に、Zoomのホワイトボード画面の共有機能に関するよくある質問を3つ紹介します。
ミーティング参加者全員で同時に書き込みはできない？
Zoomのホワイトボードは、Webミーティングの参加者全員が書き込んで共有できます。複数の参加者で同時に書き込むことも可能です。
全員でZoomのホワイトボードに書き込みをする場合は、コメント機能を利用します。パソコン（PC）の場合、コメント機能の使い方は次の通りです。
- ホワイトボードをホストと参加者で共有する
- 参加者の場合は、画面最上部の「オプションを表示」をクリックし、「コメントをつける」をクリック
- 表示される黒い操作バーの「テキスト」や「書き込む」を選ぶ
- マウスやキーボードで線や字を書く
ゲストはどこまで操作できる？
ZoomのWeb会議にゲストとして参加する場合は、基本的に書き込みと自分が書いたものの消去しかできません。
したがって、自分が書いた絵やテキストを移動させることや、ホストの書き込みを編集したりなどの作業はできません。
なお、ホストとしてホワイトボード機能を使うと、自分の書き込みを自由に移動させられるだけでなくゲストの書き込みの移動や編集もできます。
ホワイトボードが表示されないときは？
画面共有の選択肢にホワイトボードが表示されない場合は、機能を使えるように設定を変更する必要があります。
- Zoomの公式サイトにサインインする
- 「設定」ページに移動する
- ページ下部にある「ホワイトボード」までスクロールする
- 「ホワイトボード」のトグルスイッチを青(ON)に変更する
ホワイトボード機能がうまく使えないときは？
Zoomのホワイトボード機能がうまく作動しない、書き込めない、共有できないなどの場合は、次のような対策を取りましょう。
- ホストに機能の使用を許可してもらう
- Zoom・デバイスを再起動する
- デバイス・Zoomをアップデートする
- 他のデバイスを使用する
ホストではなく、参加者としてWebミーティングをする場合、ホワイトボードに書き込みをする許可をもらう必要がある場合もあります。
ホストに依頼して、ホワイトボードの設定を変更してもらいましょう。
まとめ
Zoomは画面越しに離れた場所にいる相手と顔を合わせて話せるだけでなく、オンライン上でホワイトボードを使ったコミュニケーションも取れるツールです。
言葉でニュアンスを伝えるのが難しい場合や絵でお互いのイメージを伝えた方が分かりやすい場合は、Zoomのホワイトボード機能を活用するといいでしょう。
今回紹介した内容を参考に、Zoomの機能を最大限活用してスムーズなコミュニケーションに活かしてみてください。
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