本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
1人1台スマホを持つことが当たり前になった今日では、会社でしか使わない固定電話より、スマホの方が慣れていて使いやすいという方も多いのではないでしょうか。
最近では、スマホを内線のように使うためのサービスや、スマホに別の番号を付与するアプリなどが登場し、スマホだけでもビジネスフォンのような組織単位での自在な使い方ができるようになりました。
企業でも、コスト面から固定電話の廃止やスマホへの一本化が進みつつあります。
本記事では、スマホで会社の電話に対応するためのアプリの種類や活用方法について解説します。
Contents
スマホアプリで電話対応するメリット
スマホでは、最初から入っている電話アプリ以外にも、便利な通話用アプリが次々と登場しています。
アプリを使えば、ただ電話をかけたり受けたりするだけではなく、電話を転送したり、発信元を表示したりといった便利な使い方も可能になります。
高価なビジネスフォンの代わりにスマホを使うことができれば、コストの削減だけではなく、機動性が向上し、柔軟な働き方に対応することができるようになるのです。
働く場所を選ばない
固定電話にかかってきた電話はオフィスにいなければ対応できないので、電話番のために誰かが出社しなければなりません。
また、外出中やテレワーク時にかかってきた電話は折り返し対応にするしかなく、相手を待たせることにもなってしまいます。
仕事の電話対応をすべてスマホで行うことができれば、在宅勤務でも電話を逃すことはありません。
電話番のために営業や外出のスケジュールを諦める必要もなくなり、より効率的なスケジューリングが可能になります。
操作がわかりやすい
オフィスで使われているビジネスフォンは、多機能である一方、操作がわかりにくいと感じることもあります。
ビジネスフォンの操作は、番号や短縮ボタンのプッシュ操作で行いますが、外線発信や転送などの操作は機種によって微妙に違いますし、操作に慣れていなければ電話帳の検索などもスムーズにいきません。
一方、スマホアプリの場合、普段使っている機種であれば基本操作はわかっていますし、多くのアプリは直感的に操作できる画面レイアウトでメニュー表示もあるため、操作を完璧に覚えていなくてもなんとかなることが多いのです。
電話代を節約できることがある
携帯電話番号から発信すれば通話料がかかりますが、スマホアプリの中には、電話回線ではなくインターネット経由で音声通話を行うものもあります。
この場合はデータ通信量がかかってきますが、Wi-Fiに接続していればモバイルデータの通信量は消費しません。
最近では大容量ギガのプランも増えていますので、電話を使って通話するより安く済む場合も多くあります。
電話業務に使えるスマホアプリ
「スマホをビジネスフォンのように使いたい」というニーズは、アプリのインストールで解決できます。
ビジネス用途で使える、電話・通話関連のスマホアプリを見てみましょう。
クラウドPBXでスマホを内線化するアプリ
クラウドPBXとは、電話交換機の機能をクラウド上に設置するサービスです。
クラウドPBXを使うと、ビジネスフォンを用意しなくても、インターネットに接続できるスマホやタブレットなどの端末を内線電話として利用できます。
スマホにアプリをインストールして、アプリに内線番号を設定することで、携帯電話番号とは別に内線の電話が着信できるようになる仕組みです。
このアプリから内線番号へ発信すれば内線通話扱いになり、電話の転送も可能です。
クラウドPBXには現在の電話番号を引き継げるサービスもあります。アプリから発信すれば会社の電話番号からの発信になるため、相手に携帯電話の番号がばれる心配もありません。
トビラフォンCloud
トビラフォンCloudは、社内の電話をすべて一括管理できるサービスです。
スマホさえあればどこでも会社の電話に対応できます。
外線着信は、前回担当者を優先的に呼び出す「スマート着信」に対応。
通話の自動録音や迷惑電話のフィルタリング、紛失時の端末ロックにも対応しているから、セキュリティ面も安心です。
モッテルMOT/TEL
官公庁・上場企業など27,000社以上の導入実績を誇る、業界最安値級のクラウドPBX。
自社開発のアプリは日本人に合わせた使いやすいUIで、バージョンアップやサポートも充実しています。
パソコン版のソフトフォンでは、顧客情報の参照や入力をしながらの通話も可能。
インターネットFAX機能もあり、テレワークやペーパーレス化の推進に役立ちます。
CTIをスマホで使うアプリ
CTI（Computer Telephony Integration）とは、電話とパソコンを統合したシステムのこと。
CRM（Customer Relationship Management）と連携して電話番号から顧客情報を呼び出すなど、コールセンターやインサイドセールス部門に必須のシステムです。
従来はオンプレミスが主流だったCTIですが、現在はクラウド型CTIのサービスも増えてきました。
多くはパソコンのみで利用できるものですが、携帯電話の回線に連携できるサービスも登場しています。
comdesk lead
携帯電話回線で利用できる、インサイドセールス向けクラウドCTI。
テレワークや外出先など、どこにいても顧客情報の確認やコールが可能です。
着信時はサーバーに接続して顧客情報を問い合わせるので、電話帳に登録されていない番号でも過去の対応履歴を参照できます。
仕事とプライベートの電話番号を使い分けるアプリ
個人所有のデバイスを業務で使う考え方を、「BYOD（Bring Your Own Device）」と呼びます。
仕事用とプライベート用の2台持ちをしなくて済むのは楽ですが、「自分のプライベート番号を取引先に知られるのには抵抗がある」という方も少なくありません。
アプリを使って仕事用の電話番号を別に持てるようにすれば、個人の番号を利用する必要はなくなります。
モバイルチョイス”050”
スマートフォンにビジネス用の050番号を付与し、個人の電話番号と使い分けるサービスです。
専用アプリから発信した通話は050番号からの発信となり、プライベートの電話番号は相手にばれません。もちろん、050番号への着信も受けられます。
050で発信した通話料は自動的に会社へ請求されるため、通話料の個人負担も発生しません。
迷惑電話を拒否するアプリ
誰しも「知らない番号からの電話を取ったら迷惑電話だった」という経験があるのではないでしょうか。
しかし、ビジネスでは知らない電話番号からの電話が大切な顧客からの可能性もあるので、とっさに判別できない場合は、電話に出て確認するしかありません。
迷惑電話対策アプリを使うと、データベースから発信元を判別し、応答前に迷惑電話を検出することができます。
Whoscall
迷惑電話を瞬時に判別して警告してくれるアプリ。
未登録の番号でも、16億件の電話番号データベースから発信元を識別したり、AI技術で不審な番号を一括ブロックしたりすることができます。
全世界からデータを集積しているため、海外の電話番号からの迷惑電話にも対応しています。
AIが対応！取り次ぎ・自動転送も可能なサービス「Canario（カナリオ）」とは
スマホを内線化するためのアプリや、別の電話番号を付与するアプリを使えば、どこにいてもスマホだけで会社の電話に対応することができます。
さらに一歩進んで、
- 電話の一次対応や伝言受付を自動化したい
- 名指しの電話を自動転送したい
- 迷惑電話をブロックしたい
- 余計なアプリは増やしたくない
- なるべく安く利用したい
このようなご要望をお持ちでしたら、ぜひおすすめしたいのが、AI対応の電話サービス「Canario（カナリオ）」です。
「Canario（カナリオ）」では担当者名を音声認識してスマホに転送したり、伝言を聞いてテキストメッセージ化したりできるので、社員が電話の取り次ぎやメモの作成を行う必要がありません。
不要な電話対応をなくし、必要な電話はスムーズに転送。
AIが職場の電話対応を引き受けてくれるから、より優先度の高い業務に集中することができます。
記事まとめ
会社の電話対応にスマホを活用することは、
- 固定電話をなくしてコスト削減
- インターネットによる通信費の節約
- テレワークなど、場所に縛られない働き方の実現
などのメリットがあります。
さらに、AI技術の発展で、電話の取り次ぎ・転送を自動化して、必要な電話だけを確実に受けることができるサービスも登場しました。
「Canario（カナリオ）」では、31日間の無料トライアルも提供していますので、まずはお気軽に体験してみてください。
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