毎日のようにかかってくる営業電話や迷惑電話に有効な対策は取れていますか。
お断りするにも、会社としてはお客様として丁寧に接しなければならず、対応に時間を取られてしまうことも多いですね。
本記事では、営業電話にお困りの企業様に向けて、営業電話の対応のコツや、迷惑電話対策に有効なサービスを紹介します。
社員の電話業務の負担を軽減したい・業務を効率化したいといったお悩みも解決できますので、ぜひ参考になさってください。
Contents
迷惑な営業電話を撃退！対応のコツ3つ
営業電話は言葉巧みに次々と営業トークを繰り出してくるので、なかなか断るタイミングがなく、ついズルズルと話を聞いてしまうことがあります。
営業電話対策で重要なのは、相手のペースに持ち込まれないこと。
お断りするつもりの電話で長い時間拘束されないために、早い段階で断る方法を見に付けましょう。
営業電話を撃退するための対応のポイントは次の3つです。
きっぱり「NO」と伝える
日本語では、言いにくいことに対しては直接的な表現を好まず、相手に不快な思いをさせないために婉曲表現をする傾向があります。
しかし、営業電話の場合、これは逆効果です。
断わったつもりでも、あいまいな表現では「まだ交渉の余地がある」という誤解を与えてしまい、話が長引いたり、再度電話がかかってきたりしてしまいます。
営業電話対策としては、誤解が無いようはっきり「NO」と意思表示することが大切です。
お断りする際は客観的な根拠を添える
営業電話を漠然と断っても効果がありません。相手はさらにセールストークを重ね、何とか食い下がろうとします。
決裁者ではない立場の人が断ると、「あなたに判断する権限はないだろう」という態度を取られることもあるでしょう。
このような時は、お断りの理由を添えると説得力が増します。
- システム導入の営業電話：「当面は予定がないため必要ありません」
- 人材紹介の営業電話：「現在は募集を行っておりません」
- 広告の営業電話：「既にお取引をしている所がございます」
なお、電話の一次対応では営業電話の用件を話してもらえず、担当者への取り次ぎのみを求められることがあります。
そのような場合には、
「営業のお電話は取り次がないように言われております」
「お断りするよう申しつかっております」
など、会社の方針や上司の指示を理由に断るのが良いでしょう。
こちらの情報を与えない
営業電話の業者は、営業の取っ掛かりとしてこちらの社内の情報を知りたがります。
- 担当者の名前
- 担当者の戻り時間
- 担当部署の直通電話番号
- 現在取引中の競合
このような質問に答えてしまうと、次回の営業電話のための足掛かりやトークの材料を与えてしまいます。
「そのくらいはいいだろう」と思わず、社内のことを聞かれても安易に教えないよう注意しましょう。
営業電話対策に効果的な方法とは
営業電話の対応のコツを身に付ければ上手に断ることは可能になりますが、
- そもそも営業電話の本数が多く、かなりの時間を営業電話対応に割かれている
- 迷惑電話により社員のストレスが増加したり、メンタルヘルスが低下している
と言った場合には、根本的な対策が必要です。
会社としては、営業電話といえどもぞんざいに扱うことはできないため、相手が納得して折れるまでは付き合わなければなりません。すべての営業電話に有人対応している限りは問題解決しないのです。
このような場合には、電話を無人対応したり、外部にアウトソーシングする方法が有効です。
IVR（自動音声応答）を導入する
IVR（自動音声応答）とは、コールセンターなどで利用されている、自動音声により案内を行うシステムです。
「契約内容のご確認は1を、変更のお手続きは2を……」というようなガイダンスを流して、相手に番号をプッシュして回答してもらい、目的別に電話を振り分けます。
このシステムを導入することで、まず、営業電話の一次対応を人が行う必要がなくなります。
さらに、オペレーターにつないでもらうまでには長いガイダンスを聞き、選択肢を選ばなければならないため、営業電話の業者にとっては非常に効率が悪く、諦めて電話を切ってくれることが多いのです。
電話代行サービスを利用する
電話代行・秘書代行などのサービスを利用すれば、営業電話を含む電話対応業務全般を外部の業者にアウトソーシングできます。
営業電話や迷惑電話を取り次がないよう依頼しておけば代行サービスのオペレーター側でブロックしてくれますし、代行サービスからの報告を受けて営業電話と判断した場合には対応しないという選択もできます。
電話代行サービスのオペレーターは電話対応のプロ。営業電話対策は心得ているので安心です。
アウトソーシングは、「機械的に断ることができる」「社内の状況を把握していないため、テレアポ業者にうっかり内情を話してしまう心配がない」など、社外の人材であることによるメリットもあります。
営業電話対策はAIで！「Canario（カナリオ）」とは
次々とかかってくる営業電話に自社だけで対策するのは困難です。
さらに、営業電話対策としては、
- 感情を挟まないマニュアル対応が有効
- 自社の人間が直接対応しないことで情報漏えいを防げる
など、自社対応をしない方が効率的にブロックできる面もあります。
そこでおすすめしたいのが、AIが電話の一次対応を行う電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。
Canario（カナリオ）の機能は、
- AIが電話に応答。自動音声で担当者の名前を聞き出し、携帯に電話を自動転送
- 電話に出られない時は、伝言をテキスト化してメールやチャットで送信
- 24時間対応可能。営業時間を設定して、転送を自動でオン・オフ
と、まさに「IVRと電話代行サービスのいいとこ取り」といった内容となっています。
Canario（カナリオ）では会社への電話をすべて携帯で処理することが可能になりますので、電話業務のテレワーク化でお悩みの企業様にもおすすめです。
社員による電話の一次対応や取次が不要となり、業務効率化・生産性向上にも効果抜群です。
Canario（カナリオ）についてもっと詳しく知りたいという場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。
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記事まとめ
営業電話対策では、社員の対応スキルを上げることも大切ですが、会社と関係のない社外の人材や自動音声が機械的に対応した方が実はうまくいく場合もあるのです。
会社の電話の一次対応を自動化したり外注することは、営業電話の対策のみにとどまらず、業務時間を本業のために有効に使えるようになったり、社員のメンタルヘルスが向上するなどのメリットもあります。
Canario（カナリオ）は、AI技術を利用し、有人対応と無人対応のいいとこ取りができる電話転送サービス。
営業電話にはしっかり対策しながら、大切な顧客からの電話は確実に担当者へお繋ぎすることができます。
Canario（カナリオ）の詳細やトライアル・キャンペーンなどの情報は、NECネッツエスアイまでお気軽にお問い合わせください。
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