Zoom会議を開く際に使える招待の仕方で知っておくと便利な5つの方法

知っておくと便利なZoomの招待方法について

新型コロナ拡大の影響を受け、現在Zoom(ズーム)は1日のべ3億人(2019年12月時点では1千万人)が使う一大プラットフォームとなっています。

もちろんその中には新規Zoomユーザーもいらっしゃるでしょうし、ミーティングをホスト(主催)したり参加したりすることにまだ慣れない方もいらっしゃると思います。

この記事ではそんなビギナーZoomユーザーの皆様やもっとZoomのことを知りたい!という方に向けてよくご質問をいただく”Zoomミーティングを開く際の招待の仕方”について詳しくまとめました。

ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

Zoomミーティングへの招待の仕方で覚えておくべき5つの方法

それではタイトルにもありましたが、Zoomミーティングへの招待の仕方として覚えておくべき方法は5つです。

  1. メールを使った招待(PC/スマホ・タブレット)
  2. URLを使った招待の仕方(PC/スマホ・タブレット)
  3. 連絡先や登録ユーザーを選んで招待する方法(PC/スマホ・タブレット)
  4. ミーティングルームのIDを参加者に伝える(PC/スマホ・タブレット)
  5. デフォルトのメッセージアプリを使用しての招待の仕方

これらの方法のうち5以外はPC、スマホ、タブレットどれを使用しても同じ方法で送信できます。

メールを使った招待(PC/スマホ・タブレット)

Outlookなどパソコンがデフォルトで設定しているメールソフト、Gmail、Yahooメールの中から選んでクリックするだけで参加者に招待文や招待URLが入ったメールを用意してくれる非常に便利な機能。

URLを使った招待の仕方(PC/スマホ・タブレット)

招待URLをコピーしてビジネスチャットツールやコミュニケーションツールなどに貼り付けて参加者に送る招待の仕方の一つ。

SNSなどで一斉に呼びかけることも可能は可能ですが、不特定多数の人にWeb会議に入ってこられるなどセキュリティ面で不安なのでやめておきましょう。

連絡先や登録ユーザーを選んで招待する方法(PC/スマホ・タブレット)

Zoomに前もって社内の人間や外部のクライアントなどを登録しておけば、名前を選んでクリックするだけで相手に招待が届きます。

社内ミーティングや定例ミーティングが予定されている方は前もって相互に名前を登録しておくと便利です。

ミーティングルームのIDを参加者に伝える(PC/スマホ・タブレット)

Zoomミーティングのルームには一つ一つID(ミーティングID)がつけられています。

ホストがこのミーティングIDを参加者に伝えることで、会議に招待することが可能。

ミーティングIDは10~11桁の数字なので、携帯のメッセージなどで参加者に伝えれば、アプリから簡単にミーティングに参加することができます。

デフォルトのメッセージアプリを使用しての招待の仕方(スマホ・タブレット)

こちらはスマホだけの機能。デフォルトでスマホやデバイスに入っているメッセージアプリが起動し、招待文と招待URLが入ったメッセージが立ち上がりますので、送信先を設定し、送信すれば招待が完了します。

5のデフォルトのメッセージアプリを使用しての招待の仕方についてはスマホやタブレットを使っている場合に使用可能です。

次はPCやMacなどパソコンから行う招待の仕方とスマホやタブレットから行う方法、分けてご紹介していきます。

ご自身にあった方法をチェックしてください。

PCやMacなどパソコンから行う招待の仕方

PCやMac、いわゆるパソコンからはどのような招待の仕方があるのでしょうか。

まず大前提として招待を送る前にあなたがWeb会議やミーティングのホスト(主催者)である必要があります。

Web会議やミーティングを開催するにはまずZoomのアカウントを作成する必要がありますので、まずはZoomの公式ページからデスクトップアプリをダウンロードしてPCやMacにインストールしましょう。

デスクトップアプリをダウンロードせずにWebブラウザ(ChromeやEdge)などからWeb会議やミーティングを開催することもできますが、Zoomは繰り返し使うものなのでデスクトップアプリをインストールしておくことをおすすめします。

招待の仕方を解説(PC、Macの場合)

  1. まずはミーティングを新規で立ち上げる
  2. 画面の下部にある「参加者」をクリック
  3. 先ほどご紹介した1-4までの方法で招待を送る
  4. 参加者画面、右側の待機ルームに入室するので確認して入室を許可する
  5. ミーティング開始

このように招待の仕方は非常にシンプルです。

設定によりミーティングループにはデフォルトでミーティングのパスワードがかかっていますので、パスワードを添えて参加者に送信するのが良いでしょう。

ミーティングのパスワードは”2.画面の下部にある「参加者」をクリック”を押した後に表示されるウインドウの右下に表示されています。

ビジネスとしてクライアントや外部の人に招待を送る場合

クライアントや外部の顧客などをミーティングに招待するのであれば、メールでの招待の仕方がスマートかつフォーマルで良いかもしれません。

「メール」タブをクリックすると

  • デフォルトメール
  • Gmail
  • Yahooメール

が表示されるので、お好きなメールの種類をクリックすればユーザーに参加を促す文章がデフォルトで記されたメールが立ち上がります。

あとは送信をすればOKなので非常に簡単でしょう。

スマホやタブレットから行う招待の仕方

スマホやタブレットもPCやMacで行う場合と同様にミーティングへの招待を送るのであれば、ホストである必要があります。

スマホのブラウザでもZoomを開催することはできますが、Zoomアプリをダウンロードして使用した方が圧倒的に使いやすいので、ダウンロードをおすすめします。

スマホやブラウザのZoomのアプリは”Zoom cloud meetings”という名前なので「Zoom」と

検索してみるとすぐに見つかるでしょう。

招待の仕方を解説(スマホ・タブレットの場合)

  1. まずはミーティングを新規で立ち上げる
  2. 画面の下部にある「参加者」をタップ
  3. 画面左下に「招待」ボタンがあるのでこちらをタップ
  4. 先ほどご紹介した1-5までの方法で招待を送る
  5. 参加者画面、右側の待機ルームに入室するので確認して入室を許可する
  6. ミーティング開始

このようにスマホやタブレットの場合も招待の仕方は非常にシンプルです。

Web会議をスケジュールする際の招待の仕方

PCやMac、スマホ、タブレット全てのデバイスでZoomを前もってスケジュールしておき、指定時間と共にホストや参加者が入室してミーティングを行う方法もぜひ知っておくと良いでしょう。

手順はほぼこれまでご紹介してきた方法と同じ。

前もってミーティングをスケジュールしておき、参加者に招待を送るだけです。

Google カレンダーかOutlookのカレンダーを普段使用しているのであれば、Zoomと連携しておくことによりスケジュールされたミーティングが自動的にカレンダーに記載されるので、Web会議を忘れてしまうなどのリスクヘッジが可能となります。

Zoomミーティングへの招待の仕方以外に知っておきたいこと

Zoomミーティングへの招待の仕方をお話する前にいくつか基本的な情報をおさらいしておきましょう。

意外とこれからお話する内容をご存じない方もいらっしゃいます。また基本的なZoomについての情報を知っておくことで、よりZoomを便利に使っていくことができます。

Zoomについての基本情報

  • Zoomはパソコンだけでなくスマホ・タブレット、それぞれにアプリが用意されている
  • 会議に参加するだけならばアカウントなしでも可能
  • Zoom会議中に全体、もしくは個人にチャット送信が可能
  • Googleカレンダーなどと連携して会議をスケジューリングすることができる
  • 無料版ライセンスでは40分までの時間制限がある
  • バーチャル背景を設定することができる
  • 自分のパソコン画面を参加者と共有することができる
  • 大人数の会議中にグループミーティングを行うことができる
  • Zoom Roomsという据置タイプのライセンスがある
  • Webセミナーやオンラインサロンに特化したウェビナーというライセンスがある

これらはあくまでもZoomの基本的な知識や機能ではありますが、意外と知らないものもあったのではないでしょうか。

当サイトSymphonictでは上記にあげた知識や機能について全て解説してありますので、これらの記事も合わせてチェックしていただくと良いかもしれません。

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