オフィスレスでも密なコミュニケーション。リモートワークツールならこれ

オフィスレスでも密なコミュニケーション。リモートワークツールならこれ

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これからリモートワークを導入しようと考えられている企業や団体様は非常に多いと思います。

その中でまず初めに考えるのはどういう形でリモートワークを始めれば良いのか悩まれる方もいらっしゃるはず。

その場合にはまずリモートワークに必要なビジネスツールに触れてみるのが良いでしょう。

中でもリモートワークをする上で絶対に外せないのはコミュニケーションを取るチャットツールとWebミーティングツール。

この二つを抑えておけば、リモートワークを始めることができます。

この記事ではリモートワークにはどのようなツールが実例として取り入れられているのか、またリモートワークを始めるのであればどのツールから導入していくべきかをわかりやすく解説しています。

リモートワークに必要なツールってどんな種類がある?

おすすめのリモートワークツールをお話しする前に、まずリモートワークを導入している企業や団体がどのようなリモートワークツールを利用しているのかを先に挙げてみます。

リモートワーク、在宅勤務に取り入れられているツールの種類

  • チャットツール
  • Webミーティングツール
  • タスク管理ツール
  • 勤怠管理ツール
  • オンラインストレージ
  • プロジェクト管理ツール

この辺りが一般的。しかし今からリモートワーク導入を考えられているのであれば全て揃える必要はありません。

記事の最初にお伝えしたように「チャットツール」「Webミーティングツール」この二つを押さえておけば問題ありません。

様々なサービスがタスク管理ツールなどの利用をおすすめしていますが、まずは段階に応じて導入していくのをおすすめします。

たくさんのツールを用意しても使いこなすのは大変です。

また無料・有料とそれぞれのツールが世の中にはありますが、性能やできることに差があります。

まずはリモートワークを始める上で初期投資が負担にならないためにも一つ一つ段階的に使っていくのが良いでしょう。

それぞれのツールの内容

チャットツール PCやスマホなどのデバイスを利用し、リアルタイムにコミュニケーションをとることができる。ファイル送信や共有も可能。
Webミーティングツール オンライン上に設けられた仮想の会議室にPCやスマホから集まりミーティングを行うことができるツール
タスク管理ツール やらなければいけない仕事(タスク)をリスト化し個人・グループに割り当て、管理を行うツール
勤怠管理ツール 業務開始から終了まで、そして休憩や早退などをオンライン上で視認化、タスク管理できるようにする
オンラインストレージ 資料や画像などデータをオンライン上に設けられたスペース(ストレージ)に置いておき、各々がアクセスし利用、共有できる
プロジェクト管理ツール タスク管理ツールの機能に加え、進捗やスケジュール、チーム内の情報を管理し、プロジェクトの進行を効率的に進める為の管理ツール

ビジネスチャットならSlackがおすすめ

それでは実際にどのツールを用意したらいいかですが、まずはビジネスチャットツールとWebミーティングツールを用意しましょう。

この二つがあればすぐにでもリモートワークを始めることが可能です。

ビジネスチャットツールであればSlackがおすすめです。

Slackとは

Slack(スラック)とは2013年にアメリカでリリスースされ、現在全世界で100ヵ国以上で使われているビジネスチャットツール。

日本でもIT企業を中心に50万人以上が利用しており、まだまだ拡大していくと見られています。

Slackの特徴

Slackがなぜこのようにたくさんの企業に導入されているかのポイントをまとめました。

  • 1対1でも1対多数でもスムーズにリアルタイムでコミュニケーションできる
  • PC、スマホ、タブレットなどどのようなデバイスや媒体でも利用できる
  • 検索機能が優れているのでメッセージやファイルなどをすぐに探すことができる
  • 画像や動画、書類ファイル、どのような種類のデータでも気軽に共有可能
  • 他、ビジネスツールと連携できるのでシームレスなツール間以上が可能
  • カスタム性やオリジナル性が高く、自由な使い方ができる

IT企業などで使われているツールと聞くとハードルが高いように感じますが、実際は使ってみると非常に使いやすくわかりやすいのでITに慣れていない方でも安心。

無料プランから始めることができるので、まずは気軽にSlackを使ってみるのが良いでしょう。

WebミーティングツールであればZoomがおすすめ

リモートワーク導入において、チャットツールの次に必要なのがWebミーティングツールです。

これは今までは会議室に参加者が集まって行っていたミーティングや定例会議をオンライン上で行うことができるもの。

これによりリモートワーク中でも定例会議や朝礼などにも参加することができ、密なコミュニケーションをとることが可能になります。

もちろん社内だけでなくリモートワーク中に外部のクライアントと打ち合わせをすることもできます。

Zoomとは

Zoom(ズーム)とはこちらも2011年にアメリカでリリスースされ、現在全世界で100万人以上が利用しているWebミーティングツールです。

シンプルな操作性と従来の他のツールよりも優れた通信性、安定性が非常に高く評価されています。

Zoomの特徴

Slackと同じようにZoomも特徴をまとめました。

Web会議を手軽に行うことができる操作性

  • PC、スマホ、タブレットなどデバイスや媒体を選ばず利用可能
  • 参加者はミーティングIDか参加URLをクリックするだけでミーティングに入ることができる
  • データ自体は軽いのに高品質通信で途切れにくい
  • Slackなどビジネスツールと連携可能
  • ファイル共有や資料共有、ホワイトボード機能などたくさんの機能が使える

Webミーティングツールと聞くとどうしてもテレビ電話?と思う方もいらっしゃると思いますが、実際にZoomを使ってみるとお分かりになると思いますが、まったく別物です。

テレビ電話などの複数会話は、ただのグループ会話です。

しかしWebミーティングツールは資料を共有しながら話ができたり他のビジネスツールと連携させながら仕事を進めていけるのが魅力。

その点ではZoomはかなり完成したツールなので安心して導入されても問題ないでしょう。

その他、SlackやZoomと一緒に導入したいサービス・システム

先ほどご説明したようにリモートワークを始めるのであればビジネスチャットツールとWebミーティングツールをまず使ってみるのをおすすめします。

その際にSlackやZoomをおすすめしたわけですが、それらと同時に便利なサービスがあるのでご紹介しておきます。

これらサービスやシステムを同時に使うことでよりSlackやZoomを使ったリモートワークがスムーズに便利になるでしょう。

これらを使いこなしたのちに、タスク管理ツールや勤怠管理ツールを試してみるのが良いのではないでしょうか。

Google DriveやDropbox

Google drive、Dropboxは無料で利用できるサービスです。

いわゆるオンラインストレイジサービス。オンライン上に写真データや文章データのみならず、様々な種類のデータを保存しておけます。

この二つのサービスは一定のデータ量までは無料で使用できるのでおすすめです。

使い方としてはチャットでGoogle DriveやDropboxのデータを共有しあったり、Zoomで使用するホワイトボードデータを保存しておいて、後ほど見直すなどの使い方が便利。

これらは連携できるので、SlackやZoomに慣れたら連携してみましょう。

Google カレンダー

Googleカレンダーも無料で使えるサービスなのでぜひ使いたいところです。

リモートワークであればスケジュール管理も自分で行わなくてはいけません。

そんな時にGoogleカレンダーを用意しておけば指定した時間をアラート設定しておけば、Slackでリマインドしてくれます。

さらに指定の時間にZoomミーティングが予定されているのであれば、30分前などにSlackでアラートが来るのでミーティングを忘れていたなんてミスも起こりにくくなります。

まずは導入したいリモートワーク導入の際のツール紹介まとめ

いかがだったでしょうか。

今回はリモートワークを行う上で、どのようなツールが必要なのか、また実際にリモートワークを導入するのであればどのツールを用意すれば良いのかをお話ししました。

結論としてはSlackやZoomがあれば在宅で働く社員ともコミュニケーションはオフィスにいる時と同じか、もしくはより密なコミュニケーションをとることが可能になります。

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