本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
打ち合わせ中・会議中の担当者あてに電話がかかってきた場合、どう対応していますか？
社内だけの会議だったとしても、電話を取り次ぎにくい雰囲気なのは言うまでもありません。
この記事では、担当者は会社にいるけれど、会議中で電話に出られないときのベストな対応方法について考えてみましょう。
Contents
担当者が会議中の場合の対応方法
担当者が「会議」「研修」「打ち合わせ」などで席を外しているときにかかってきた電話の対応。
- 担当者が社内にいるので取り次ぐべきかわからない
- 会議を理由に電話に出られないのは失礼かも
- でも、会議中に声をかけるのは気が引ける……
このような理由から、取り次いで良いのかどうか迷ってしまうことも少なくありません。
会議中の対応ルールは会社によって違う
実は、会議中の電話対応のルールには正解はありません。
価値観や優先順位は、会社や部署によって異なるからです。
「会議中」「打ち合わせ中」は、社内にいるので電話に出ること自体は不可能ではありません。
営業部など、顧客対応が最優先の部署では、会議中の電話対応が許容されているケースもあるでしょう。
一方で、電話対応のために会議が中断することを快く思わない方もいます。
会議中の電話取り次ぎについては、自己判断せず会社のルールを確認しましょう。
「会議中で電話に出られない」を伝えるフレーズ
担当者が会議中で電話に出られない場合は、
「申し訳ございません。ただいま○○は会議中でございます。〇時頃には終わる予定でございますが、終わり次第、折り返し〇〇からご連絡を差し上げてよろしいでしょうか」
と、こちらからの折り返しを提案するのがよいでしょう。
ポイントは、終了予定時間を伝えることです。
担当者のスケジュールや会議室予約を確認すれば、終了時間がわかるはずです。
終了時間を伝えた上でどうしても急ぎの場合は、担当者に相談してみるのが最適解でしょう。
急ぎの件はメモを渡す
電話の相手が至急対応を希望している場合や、用件を聞いて急ぎの内容だった場合は、担当者にも知らせる必要があります。
会議中に口頭で伝言をすると進行を止めてしまいますので、メモを書いて会議室に差し入れましょう。
会議や打ち合わせで電話に出ないのは失礼？
「会議で電話に出られないのは失礼にあたるのでは」という声もあります。
会議は意思決定を行う大切な場で、「顧客対応とどちらが大事か」を安易に決定できるものではありません。
会議中で電話に出られないことがどうして失礼にあたるのか、どうすれば良いのかを考えてみましょう。
失礼と言われる理由
お客様の中には、「何よりも顧客対応を優先すべき」と考える方もいらっしゃいます。
会議や打ち合わせは、社内の都合によるものです。
「担当者は会社にいるのに、顧客よりも社内の都合を優先している」という点が、お客様に対して失礼にあたると言われている理由です。
価値観は人それぞれ
もちろん、「会議中は電話に出られなくても仕方がない」と理解を示していただけるケースも多数存在します。
大切なのは、「会議中は電話に出る必要はない」と「顧客からの電話を優先すべき」はどちらかが間違いというわけではなく、ひとつの考え方に過ぎないということです。
相手の考え方も尊重しながら、余計な摩擦を生まないようにうまく対応するのがベストです。
方便を使う場合の注意点
「会議中」と言うと問題になりそうなお客様に対しては、方便を使う方法があります。
しかし、方便は諸刃の剣です。
嘘をついたことで問題となってしまわないようマナーを確認し、細心の注意を払ってください。
「ただいま席を外しております」
担当者は社内にいるので間違いではないものの、「席を外している」は数分程度で戻ってくるニュアンスのため、すぐに折り返しがないと相手から催促の電話がかかってきてしまうかもしれません。
会議時間の終わりが近くなってから使う分には問題ありませんが、終了時間が未定でいつ連絡が取れるかわからない場合には避けた方がよいでしょう。
「ただいま外出しております／出張しております」
外出や出張なら社内にいないので、すぐに連絡がつかなくても不思議はありません。
ただし、実際の行動と異なるため、担当者本人と口裏を合わせておかないと、ささいなことからボロが出て信用をなくす危険があります。
困ったときは担当者に相談を
会議中で電話を取り次げないことが問題になってしまう場合は、担当者に事情を伝えて指示をあおぎましょう。
- 〇〇さんからの電話には出る。それ以外は取り次がない。
- 会議中に電話がかかってきたときは「外出中」と伝える。
上記のような対応ルールを決めて担当者と共有しておくと安心です。
会議中に電話に出ないとデメリットはある？
会議中に電話対応すると、進行の妨げになったり、退席している間に話についていけなくなったりすることが考えられます。
そのため会議中は電話のことなど気にせず、議題に集中するのが最善であることに疑いはありません。
では、会議中の電話対応を一切行わないことでデメリットはあるでしょうか。
重要な電話を取り逃す
会議中に重要度の高い電話が入ってくる可能性はゼロではありません。
携帯電話にかかってくる場合は会議室に持ち込めば確認できますが、会社にかかってきた場合は、会議終了後まで相手を待たせることになります。
急ぎの案件に対応できない
携帯電話の着信に気づいても、電話を取るまで用件はわかりません。
会議中は電話対応を完全にシャットアウトしていると、緊急性の高い案件の対応が遅れる可能性があります。
会議・打ち合わせ中の電話対応は「Canario（カナリオ）」にお任せ
会議に集中したいけれど、大切な電話をとりこぼしたくない方におすすめしたいのが、電話取り次ぎを自動化するサービス「Canario（カナリオ）」です。
NECネッツエスアイが提供するCanario（カナリオ）の特徴
- 担当者名を音声認識して、携帯へ電話を転送
- 担当者が電話に出られなかった場合は、伝言をお預かり
- 伝言はテキスト化して担当者へ送信
Canario（カナリオ）で転送を行うと、会議中でも自分あての電話は携帯電話で受けることが可能です。
発信者番号を見て、優先度の高い相手の電話を選んで応答することができます。
出られなかった電話は伝言を文字起こしして送るので、内容を見て急ぎの案件には即対応し、他は会議終了後に回してもOK。
会議に集中しつつ、重要な電話を逃す心配もありません。
電話環境のお悩みを一挙に解決
さらに、Canario（カナリオ）なら社員による取り次ぎ対応も不要。
電話対応に関する下記のような様々なお悩みも、Canario（カナリオ）ひとつで改善できます。
- 担当者が外出中の場合の取り次ぎをなくしたい
- 電話出社をなくしたいけど、友人での電話代行サービスの利用は不安
- 営業時間外に電話がかかってこないようにしたい
会議中の電話対応について、担当者以外の従業員が悩むこともなくなるでしょう。
記事まとめ
この記事では、担当者が会議中で電話に出られない場合の対応方法について考えてみました。
- 会議中の電話対応ルールは会社によって異なる
- 電話の相手に「会議中」と言う場合は終了予定時間も伝える
- 急ぎの用件はメモを書いて担当者に渡す
- 会議中の電話の取り次ぎで困った場合は担当者に相談
記事内で解説した上記を参考に、会議中の電話対応について見直してみたり、社内ルールを確認したりすることをおすすめします。
電話対応を自動化するサービス「Canario（カナリオ）」なら、会議中の電話の対応で頭を悩ます必要はありません。
また、Canario（カナリオ）は電話業務を全て自動化できるため、電話に関するお悩みを一挙に解決することができます。
電話の取り次ぎ対応やマニュアル作成、電話研修に費やしていた時間も本来の業務に充てることができ、効率アップ間違いなしです。
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