オフィスに通勤することなく働くテレワーク。
在宅や通いやすい場所にあるサテライトオフィスなどで働くことにより、通勤時間の短縮や、ライフスタイルに合わせた働き方ができるので、注目されています。
企業としてもオフィスや光熱費、固定費、経費を削減できるので、導入に前向きな企業が増えてきています。
しかし実際にテレワークを導入しようとすると課題やデメリットが気になるという企業も多いです。
そこで今回は企業がテレワーク導入する際にどういった課題があるのか、またデメリットは何なのかを考えていき、またそれら課題やデメリットを解決する方法があるのかを検討しましょう。
Contents
考えられるテレワークの課題やデメリット
企業がテレワークを導入する際の課題やデメリットでまずは不安になるのはコミュニケーションのことではないでしょうか。
課題①コミュニケーションの不足
実際にこれまでは隣のデスクにいた人がオフィスから離れた自宅やサテライトオフィスでテレワークで働くのであれば物理的な距離ができるのも事実。
さらに朝礼や定期的な会議やミーティングも行えないのは多くの方がテレワークではコミュニケーション不足と感じるかもしれません。
課題:②タスク管理や部下への評価が難しいのではないか
これまで、オフィスにいるのであれば、部下の働きぶりが目で確かめられますし、長時間の離席に対して注意もできます。
また指示や確認をこまめにする上司の方でしたらそれができないテレワークは不安に思うでしょう。
このように目が届かないことによるタスク管理が難しいのあれば部下への評価が難しくなってしまうのでは?考える方は多くいらっしゃることが予想されます。
課題:③出勤、退勤などの勤怠管理の問題
こちらも企業がテレワークを導入する際の課題やデメリットと捉えられがちな問題です。
テレワークになると社員の中には在宅で勤務をする人もいるでしょう。
そうなってくると従来の働き方に慣れた方からすると「本当に仕事を始めているのか」「サボっていないか」が気になると思います。
また逆に、これまでだと残業を制限していても在宅勤務であれば制限なく働く人もいるかもしれません。
そうなるとサービス残業や深夜勤務など企業内の労務問題が発生する恐れがあります。
課題:④テレワーク時の情報セキュリティの管理への不安
テレワークになると社員はそれぞれ自宅のPCからデータベースにアクセスしたり、会社のノートパソコンを持ち出し、仕事をすることになります。
そうなると不安になるのが情報管理やセキュリティの問題。
それまでは社外持ち出し禁止であった、顧客データや社内秘の書類などを外に持ち出されたり、取り扱いされるのに抵抗を感じるかもしれません。
これらデメリットや不安を解決するためのヒント
このようにテレワークはこれまでのオフィスでの働き方とは大きく異なるものになるので、課題やデメリットである、と不安になるのもしょうがないことです。
しかし、実際には多くの企業がテレワーク導入に成功し、業務効率化や経費削減に成功しているのも事実。
ではこれらテレワーク導入に成功している企業はどのような課題やデメリットに対する対策を行っているのでしょうか。
コミュニケーション問題はツールにより解決可能
テレワーク導入をしてしまうと、コミュニケーションが取れなくなるのではないか、という不安に対しては、チャットツールやWebミーティングツールで簡単に解決できます。
逆にテレワークにしてから社内にいた時よりも正確で、密なコミュニケーションが取れるようになったという声もテレワーク導入後のアンケートなどで聞かれるくらいです。
チャットツールであればSlack、WebミーティングツールであればZoomが他サービスよりも一つ抜きん出ています。
Slackとは
チームやグループのメンバーが連携しながら、仕事を進めていくためのチャット・コミュニケーションツールです。
Slackはテレワークやリモートワークで働く人をサポートするために設計されており、これからテレワークを導入したい企業にもぴったりです。
他のチャットツールはグループチャットを一つ作り、そこで様々なトピック(話題)が進められていきますが、Slackはスレッドという話題単位のグループに分けて話ができるので、情報を整理しやすく、遡って検索できるので時系列を意識しながら仕事を進めることができます。
また画像や動画ファイル、ExcelやWordなどの書類ファイル、Zipファイルなどの様々な形式のデータをやり取りすることもできるので業務が非常にスムーズに進むようになるでしょう。
Slackなどのコミュニケーションツールを使うようになってから、社内にいた時よりもテレワーク導入後の方がよくコミュニケーションをとることも可能です。
最初は無料で利用できますので、これまで使ったことがない方も一度試してみるのが良いでしょう。
Zoomとは
全世界100万以上の企業や団体に導入されているWebミーティングツールです。
従来のオフィスの会議室で行われていた会議をオンライン上に場所を移して行うことができます。
実際にZoomでミーティングを行うと、その高い通信性と機能性でオフラインで行っていた会議と変わらない状態で会議が進むことに驚かれると思います。
もちろん録画機能や画面共有機能など、オフラインにはない長所やメリットもたくさんあり、セキュリティ面も非常に優れているので、テレワークを行う社員との連絡も不安なく行うことができるでしょう。
タスク管理は指示の出し方や仕事の締め切り管理で十分解決可能
いわゆるテレワークを行うことで社員がサボるのではないか、効率が落ちるのではないかという不安。
もちろんこれまでオフィス勤務のやり方に慣れている上司や管理職の方がそのように不安や課題に思うことは十分理解できます。
しかし、常に部下を管理するために自分の目が届く場所に置いておかなくてはいけないという認識を改める必要があります。
テレワークを行う上でタスク管理を行うのであれば、まずは社員を信頼し、明確な指示と期日を与えることです。
それにより社員もやるべきことが整理され、業務効率がアップすることが期待できます。
もちろんそれまでは社員を管理することに割かれていた管理職や上司の方の業務効率もアップするでしょう。
大事なことはオフィスのデスクにいる部下が上司に対して”仕事をしています”という態度を上司に見せる、または上司が部下の”仕事をやっているな”という安心するための確認をすることではないのです。
仕事はタスクに分け、達成率を見ることで部下の働きぶりを客観的、かつ数字として確認できますので、評価もしやすくなるでしょう。
わかりやすいアピールによる不公平感もなくなります。
勤怠管理は明確なルール決めや勤怠管理ツールで解決する
テレワークの勤怠管理をどうすれば良いのかという課題はルール決め、そして必要であれば勤怠管理ツール運用があれば解決可能。
まずテレワークだからと言って自由な時間に働いて良いというわけではありません。
あくまでも在宅勤務とはオフィスではなく自宅で働くということであり、遠隔勤務やサテライトオフィスであっても同様です。
まずはテレワークに関する業務時間や退勤時間のルールを定め、テレワークを行う社員がそれを守ることが必要と言えるでしょう。
テレワークはオンとオフの切り替えが最初は難しいことが多いです、。
そこでテレワークをスタートした社員はまずは在宅勤務であっても部屋着で仕事をスタートするのでなく、オンラインミーティングがスタートして、他の社員に見られても恥ずかしくないある程度きちんとした服装で働くと仕事へ向かう姿勢のスイッチが入るのでおすすめです。
テレワークは基本的にPCやタブレットを利用して仕事をすることが多いので、パソコンの使用状況をログとして記録、確認できるツールを利用するのも良いでしょう。
また勤怠管理もツールがありますので、導入を考えてみても良いかもしれません。
情報セキュリティの管理はテレワークの有無にかかわらず対策を行うべき
顧客データや社内秘データの扱いには慎重になるべきなのは当然ですが、これらの方法は情報管理のガイドラインを作る、PCにウイルス対策ソフトをいれる、パスワード管理を徹底するなど、実は基本的なことです。
これらの課題は実は、テレワーク導入の有無にかかわらず企業として必ず行っていかないといけないことです。
もちろん、テレワークによるパソコンの持ち出しによる紛失のリスクなどは余分にありますが、根本的な対策の徹底は社内にいても、社外にいても同じことです。
まずはテレワーク導入のタイミングでまだ行っていないのであれば、まずは情報管理の研修を行うのが良いでしょう。
また社内サーバーシステムの整備やVPN環境(インターネット上に仮装の専用ラインを設置すること)の構築などを行うとさらにセキュリティ面でリスク管理を行うことができるようになります。
まとめ
いかがだったでしょうか、今回は企業がテレワークを導入する際に考えられる課題やデメリットと何か、またそれに対する対策について解説しました。
もちろん、これら課題に対する対策を一気に行うのは難しいでしょう。
そこでおすすめなのが段階的なテレワークの導入です。
まずは数人からテレワークをスタートしてみて、課題や問題を段階的に解決していく方法です。
またその際にツールもすベて揃える必要もありません。
まずはSlackやZoomさえ導入しておけばコミュニケーションが取れるので、この二つを導入してテレワークをスタートするのが良いでしょう。
働き方改革を進めるためにもぜひテレワークにチャレンジしてみてください。
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