【企業の担当者様向け】今から始めるテレワーク導入のステップやポイント

【企業の担当者様向け】今から始めるテレワーク導入のステップやポイント

2020年5月に入ってもまだ新型コロナウイルス対策に追われている状態が続いています。

どの企業様でも業務進行と社員の健康に対するリスクヘッジに頭を悩まされているのではないでしょうか。

また地震などの災害時にも企業は対策や備えをしておくことが求められますよね。

それらを考慮するとぜひ進めていただきたいのがテレワーク導入です。

もちろんテレワークを導入したからと言って全ての課題が解決するわけではありませんが、現代においてITの発展やインターネット環境の整備によってオフィスでの業務と遜色ないテレワークを実現することは可能です。

この記事ではこれから企業としてテレワーク導入をお考えの担当者様に導入の際のステップやポイントをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

テレワーク導入の流れやポイント

テレワークを導入するにあたり、まずはいくつか抑えておくべきポイントや解決するべき課題があります。

  1. 勤怠管理や評価制度など労務管理方法の整備
  2. IT(情報通信)システムやツール活用、機器・設備の導入
  3. タスク管理の業務ガイドラインやマニュアルの作成
  4. セキュリティ管理を徹底するためのガイダンス

これらはどれもテレワーク導入の際に外せないポイントですし、これらがまだ準備できていないのであれば、企業の課題としてこの機会に解決するのが良いでしょう。

勤怠管理や評価制度など労務管理方法の整備

テレワーク導入にあたり、まずは労務管理の整備から進める必要があります。

具体的には勤怠管理、残業や休憩などの労働時間管理、評価制度などの整備です。

また労働災害についても見直しが必要でしょう。

これらを企業として整備した後、テレワークを行う社員に研修を行い理解と共有を進めるのをおすすめします。

IT(情報通信)システム環境やツール活用・機器の導入

テレワーク導入にはITシステム、つまりICT(情報技術)環境が必要になります。

多くの企業はテレワークを行う社員の個人契約の通信インフラを利用することが多いですが、場合によっては会社側が準備する必要もあるでしょう。

またテレワーク中のコミュニケーションやミーティングを行う上でビジネスチャットツールやWebミーティングツール導入は欠かせません。

ビジネスチャットツールであればSlack、WebミーティングツールであればZoomが多くの企業に選ばれ、導入されておりおすすめです。費用もそれほどかかりません。

そして在宅勤務にするのであれば自宅にデスクやチェアー、照明などが必要になる場合もあります。またディスプレイが必要となる職種もあるでしょう。

これらを社員のプライバシーに配慮しつつ作業環境を整えるのも企業が行うべきことです。

タスク管理の業務ガイドラインやマニュアルの作成

オフィスを離れテレワークとなると成果物を納品するか、タスクベースで仕事をすすめて行かなくてはいけません。

タスク管理はタスク管理ツールで行うこともできますが、上司のマネージメント方針の見直しや休憩の取り方などオンとオフをうまく切り替えら得るように何かしらのルール決めをするのも良いでしょう。

またテレワークが続くとモチベーションの低下を招く可能性があるので、達成率を見える化するなど工夫も必要です。

セキュリティ管理を徹底するためのガイダンス

テレワーク導入となると社員は顧客情報や社内秘のデータに外部からアクセスすることになります。

その際に気をつけたいのが情報管理やセキュリティへの配慮です。

それらを解決するために企業が行うべきことはVPN(Virtual Private Network)の構築や新クライアント環境(ハードディスクにデータが残らないようにする環境)の整備、そしてセキュリティソフトの導入です。

また情報やデータの取り扱いのガイダンスを行なったり、研修をすることにより情報管理のリスクについて理解を深めておくことも大事です。

また自宅以外でテレワークを行うのであればデバイス(ノートPCやタブレット)の紛失などもリスクとして考えられます。

デバイスにパスワードをかけておくなどルール決めを徹底しましょう。

最後にテレワーク導入そのものへの評価

テレワークを導入したからと言ってそれだけで終わってはいけません。

最後にテレワーク導入による効果測定や評価を行いましょう。

評価は”量的評価”と”質的評価”の二つがあります。

量的評価のポイント

  • 顧客対応
  • 情報処理量
  • コスト削減量

量的評価として顧客対応を行なった回数や時間、そして企画書や提案書の作成件数、経理であれば伝票の処理件数などを評価のポイントとするのが良いでしょう。

また忘れてはいけないのがテレワークを行なったことによるコストの削減です。

テレワークを導入したことにより電気代などの光熱費、消耗品費の削減などコスト削減料も評価ポイントです。

質的評価のポイント

  • 業務改善・効率化
  • 成果・業績
  • 全体評価

テレワーク導入により働き方のスタイル(ライフワークスタイル)が変化し、時間の使い方や労働の質が変化したはず。

それにより業務改善が行われた、効率化が図られたというのも評価ポイントであると言えるでしょう。

また業績そのものの成果や業績事例数を評価するのはもちろんのこと、テレワークを導入したことによる会社への満足度の変化、仕事への満足度もアンケートを取るなどしてチェックしてみるのが良いです。

まとめ

いかがだったでしょうか。今回はテレワーク導入の際のステップや流れ、抑えるべきポイントをテーマに解説いたしました。

ポイント

  1. テレワーク導入の際は管理方法やセキュリティなどいくつかのステップや流れを押さえるのが重要
  2. SlackやZoomなどITツールやシステム導入でオフィス勤務と変わらない環境構築は可能
  3. 最後にはテレワーク導入そのものの評価をすることを忘れずに
  4. 感染症対策や緊急時にもテレワークは有効であるので備えとしてもおすすめ

ワークライフスタイルの変化への対応、リソースの確保、業務効率化など、いわゆる厚生労働省が提唱する”働き方改革”を企業は求められています。

働き方改革の入り口としてテレワーク導入はぴったりです。

2020年の新型コロナ対策など感染症拡大時や地震などの災害への対応策としても有効ですのでこの機会にテレワーク導入をすすめられてはいかがでしょうか。

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