今、大注目のWeb会議とは?テレビ会議と比較したメリットも解説!

今、大注目のWeb会議とは?テレビ会議と比較したメリットも解説!

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Web会議はネットワーク環境と端末さえ用意すれば、いつでもどこでもミーティングができる非常に便利なツールです。

会議の開催場所まで移動する時間を省けたり、密なコミュニケーションが実現できたりするメリットがあるのがWeb会議の特徴。

Web会議システムの魅力が口コミのシェアなどで多くの会社が導入し始めていますが、さまざまな種類がるのでどれが会社に適しているのか判断できないことも多いでしょう。

そこで今回は、Web会議の便利な機能や導入するメリット・デメリットを紹介した上で、ツールを選ぶときのポイントを具体的に解説します。

Web会議を導入する場合に気を付けるべきことも合わせてチェックしておきましょう。

この記事は、次のような人におすすめの内容です。

  • Web会議の機能が知りたい人
  • テレビ会議システムと比較したい人
  • ツールを選ぶときのポイントを押さえたい人

Web会議とは?便利な機能を解説

Web会議システムとは、インターネットに接続することで音声や映像、資料・画面共有などができるツールのことです。

カメラやマイク、ヘッドセットなどの特別な機材を用意する必要がなく、パソコン(PC)やスマホ、タブレット端末があればすぐにシステムを導入できる特徴があります。

システムには2つの種類がある

Web会議システムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられます。

会社にシステムを導入する前にどちらの型を利用するかあらかじめ決めておくと、スムーズにツールを選択できます。どのような違いがあるのか、チェックしておきましょう。

【オンプレミス型】

オンプレミス型は、設備導入型と呼ばれることがあるシステム。

会社に導入するときは自社専用のツールをインストールする必要があり、会議制御装置を使ってミーティングをする仕組みになります。

比較的通信が安定しているため、音声や映像が途切れることが少ない特徴があります。

コミュニケーションをスムーズに取りながら、ミーティングを進めたい会社に適したシステムです。

【クラウド型】

クラウド型は、共有型と呼ばれることがある仕組みです。

オンプレミス型のように、自社専用のツールをインストールしなくても利用できる特徴があります。

Web会議ツールを提供する会社がインターネット上に提供しているシステムを利用することで、自社でシステムを持たずにオンラインのミーティングが可能になるのです。

利用料フリーで使えるツールも販売されていて、接続やセキュリティも高品質な製品が増えています。

今後のビジネスにおいては、オンプレミス型よりもクラウド型の利用が増えると言われています。

ツールの主な機能

Web会議システムはツールによって利用できる機能に違いがありますが、主なものは以下の通りです。

Web会議システムの主な機能 内容
音声・映像通話 1対1や複数人数で音声や映像を用いてミーティングができる
チャット テキストベースで話し合いができる
録音・録画 ミーティングの内容を音声・動画データとして保存できる
マルチデバイス対応 パソコン(PC)やスマホ、タブレット端末でWeb会議システムを利用できる
スケジュール カレンダーなどと連携し、ミーティングの日程を設定できる
画面共有 デスクトップやアプリなどの画面をミーティング参加者にシェアできる
ファイル共有 ミーティング参加者とファイルの送受信ができる

Web会議システムには、他にもさまざまな機能がついています。

ツールの利用方法によっては、プロジェクトや会社に関する予定や情報を一括管理できます。

会社に導入するWeb会議システムには、どのようなツールが必要か考えながら複数の製品を比較するといいでしょう。

テレビ会議との違いを比較

Web会議システムとテレビ会議システムには、どのような違いがあるのでしょうか。

実際にWeb会議システムを導入する前に、2つのシステムの違いをきちんと押さえておきましょう。

機材の有無に違いがある

Web会議とテレビ会議はよく混同されますが、マイクやカメラなどの専用機材の準備の有無が大きな違いです。

Web会議システムはパソコン(PC)やスマホ、タブレット端末などが手元にあり、インターネットの接続環境が整っていればいつでもどこでもミーティングができます。

しかし、テレビ会議はシステムと連携した専用機材と工事が完了した部屋がなければ、遠隔地とネット上で会議できない違いがあるのです。

つまり、テレビ会議システムの利用を開始するためには、ある程度の価格がかかり、時間も必要になります。

Web会議システムならすぐにミーティングを始めることができるので仕事の効率化を図れるということです。

無料ですぐに使い方を確認できる違いがある

Web会議システムは無料価格プランで使い方や操作性をチェックできるのもテレビ会議システムにはない違いと言えるでしょう。

もちろん、テレビ会議システムの中には所定期間内であれば利用価格無料で使えるプランが用意されていることがあります。

しかし、実際にテレビ会議システムの機材をレンタルして使用を開始するまでには時間がかかります。

スピーディにツールの無料体験ができるのは、テレビ会議システムではなくWeb会議システムだと言えるでしょう。

常時アップデートできるかの違いがある

Web会議システムはインターネットの接続環境が整っていれば、常に新しいツールがアップデートされます。

しかし、テレビ会議は一度システムを導入すると、アップデートするのに時間や費用がかかるのです。

常時、最新の状態でツールを使用したいと考えているなら、テレビ会議システムではなくWeb会議システムの導入をおすすめします。

Web会議のメリット・デメリット

Web会議システムを会社に導入するとどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうでしょうか。

Web会議システムのメリットとデメリットの両方を確認したうえで、会社に導入するか検討することが大切です。

Web会議システムを導入するメリット

Web会議システムを会社に導入すると、次のようなメリットを感じられます。

  • いつでもミーティングができる
  • 国内だけでなく海外の拠点とも連絡が取れる
  • ミーティングにかかる費用を抑えられる
  • スピーディな意思決定ができる
  • 情報共有の活性化が期待できる
  • セミナーやリモートワークなど幅広い利用方法がある

Web会議システムは、時間や場所を気にせずにミーティングができる大きなメリットがあります。

交通費や会議費を抑えられるだけでなく、迅速な意思決定や情報共有の活性化によって効率の良い仕事の実現に繋がります。

また、Web会議システムはミーティングやセミナーだけでなく、働き方改革によって推進されているリモートワークにも対応できるのでです。

社員の満足度や採用活動などに良い影響を与えることも期待できるでしょう。

Web会議システムを導入するデメリット

Web会議システムを会社に導入すると、次のようなデメリットが起きる可能性があります。

  • 接続環境が悪いと音質な画質が落ちる
  • ミーティングの空気感が変わる
  • きちんとしたセキュリティ対策が必要になる

Web会議システムを利用するインターネット環境が悪いとミーティングの質が落ちることが懸念されますが、社内のインターネット環境を見直したり、社員にポケットWi-Fiを配布したりなどの対策をすると改善できるでしょう。

また、会議室で行うミーティングとまったく同じ雰囲気にはならないので、TPOに合わせてWeb会議システムの利用方法を考える必要があります。

Web会議システムはネットワークを通じて画像や映像のやり取りをするので、セキュリティがしっかりしたツールを選ぶことが重要です。

セキュリティ対策が甘いWeb会議システムを導入すると、社外秘の情報が外部に漏れる原因になるので注意してください。

どのツールを選ぶべき?おすすめのポイント

Web会議システムは非常に多くの種類があるので、会社に合ったツールを見極めて導入することが大切。

Web会議システムを選ぶときにチェックすべきポイントは、以下の通りです。

  • 導入の手軽さ
  • 利用可能人数
  • サポートサービス

導入の手軽さ

Web会議システムには、ネットのブラウザで利用できるものとアプリでも使用できるものがあります。

個人で利用するなら、スマホやタブレットにアプリをダウンロードしたほうが使いやすいと考える人が多いかもしれません。

しかし、会社で利用する場合は、会社からスマホやタブレットが支給されていなければ私用の端末を使う必要があります。

そのため、ブラウザ上で利用できるWeb会議システムの方が手軽に導入できると言えるでしょう。

例えば、Zoom(ズーム)というWeb会議システムは、パソコン(pc)やスマホ、タブレットなどのマルチ端末に対応しています。

メールアドレスだけ登録すれば、カメラやマイクがついている端末が端末でもすぐに利用を開始できるので導入のしやすさが評価されているのです。

WindowsなどのOSも気にする必要はありません。

利用可能人数

Web会議システムは、1回のミーティングに参加できる人数が限定されています。

Web会議システムを使って、1グループ対1グループのミーティングだけをする予定ならそこまで利用可能人数を気にする必要はないでしょう。

しかし、複数人の担当者やさまざまな拠点にいる人とミーティングをする機会があるなら、Web会議システムの最大利用人数を確認することが大切です。

Web会議システムによって利用可能人数は異なるのはもちろんのこと、同じシステムでも契約プランによって上限に違いがあることが多いのでよくチェックしてください。

サポートサービス

Web会議システムのツールを選ぶときは、サポートサービスの充実度をチェックすることをおすすめします。

なぜなら、Web会議システムの利用中に何かしらの問題が生じると、大切なミーティングが中止になる可能性があるからです。

Web会議システムには無料で利用できる製品もありますが、比較的サポートが少ない特徴があります。

個人で利用するならそこまでサポートサービスを重視する必要はないかもしれませんが、会社でWeb会議システムを導入する場合は有料プランを選択する方が社員が安心して利用できるでしょう。

web会議システムを導入する場合の注意点

Web会議システムを会社に導入する場合は、特にセキュリティに注意する必要があります。

もちろん、Web会議システム自体のセキュリティが高い製品を選ぶことも大切です。

しかし、Web会議システムのセキュリティに関する懸念はそれだけではありません。

例えば、Web会議システムの利用者が席を離れた間に、ミーティングに参加していない人がパソコン(PC)の画面を覗き込む可能性があります。

Web会議システムツールの中には、利用者ごとにパスワードを設定できるものもありますが、利用者が正しい方法で機能を使わなければ意味がありません。

また、Web会議システムを導入したパソコン(PC)を社員が紛失して情報が漏れる危険性も考えられます。

その他、以前Web会議を利用していた社員が退職して、システムに不正アクセスをすることも危惧されます。

情報漏洩の原因は外部だけでなく内部にもあるので、どちらにも効果があるセキュリティ対策を講じることが大切です。

具体的には、Web会議システムでやり取りした音声や画像、動画などのデータが暗号化されたり、ミーティングごとにパスワードを設定できたりするツールを利用するのもいいでしょう。

社員にセキュリティについての研修を行った上で、Web会議システムの安全な使用方法を理解してもらうことも大切です。

Web会議システムにアクセスできる端末を制限するなどの対策も有効なのです。

Web会議システムを導入するときは、会社にあったセキュリティ保護方法を必ず考えるようにしてください。

まとめ

Web会議システムは、インターネットに接続することで遠隔地とのミーティングの利便性が向上する便利な機能です。

以前はテレビ会議システムの方が音質や画質が良いと評判でしたが、Web会議システムを取り扱うメーカーの努力によって品質が格段にアップしています。

今回紹介した内容を参考に、Web会議システムの導入を考えてみてください。

※本コンテンツに記載されている会社名、サービス名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

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