テレビ会議のメリット・デメリットとは?web会議との機能も比較!

テレビ会議のメリット・デメリットとは?web会議との機能も比較!

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テレビ会議システムを導入すると、会社にいながら遠隔地とミーティングできるので非常に便利と評判です。

会議のためにわざわざ社員が出張する必要がないので、仕事の効率がアップが期待できます。

今回は、テレビ会議システムについて徹底的に解説します。基本的な機能はもちろん、導入後のメリットやデメリットもチェックしましょう。

テレビ会議システムとよく比較されるWeb会議システムとの違いも合わせて紹介します。

この記事は、次のような人におすすめの内容です。

  • テレビ会議の基本機能が気になる人
  • Web会議システムとの違いを知りたい人
  • 製品を比較するポイントを押さえたい人

テレビ会議の機能

そもそもテレビ会議とは、MCU(Multipoint Control Unit)などの仕組みを利用して多地点の信号を中継して、ミーティングができるシステムのこと。

接続している拠点間で、音声や映像などのデータのやり取りができるのがテレビ会議の基本的な機能になっています。

テレビ会議システムを利用するためには、マイクやカメラなどの専門機材を導入する必要があります。

しかし、少人数のミーティングだけでなく、グループ対グループの大きな会議も実現できるのが魅力です。

テレビ会議システムの導入を検討するにあたって、セキュリティ面が気になる人も多いでしょう。

しかし、テレビ会議システムを利用するためには高品質なカメラやケーブルなどの専用機材が必ず必要になるので、セキュリティが高い特徴があります。

外部への情報漏洩を気にせずに、効率良いミーティングを実現するためにはテレビ会議システムの導入がおすすめです。

Web会議との違いを比較

Web会議システムとテレビ会議システムはよく比較されますが、大きな違いとしては専用機材の有無が挙げられます。

テレビ会議システムを使用する場合は、システム導入時に専用機材を購入、もしくはレンタルして接続環境を整える必要があるのです。

一方、Zoomに代表されるWeb会議システムは専用機材を用意しなくても、無料で利用できるツールも多いです。

パソコンやスマホなどの端末とインターネット環境さえあれば、いつでもどこでもミーティングができるのがWeb会議システムの特徴のひとつです。

web会議システムとテレビ会議システムの違いを表にまとめると、次の通りです。

システムの種類 Web会議システム テレビ会議システム
導入時の作業 ・専用機材がいらないので、基本的に導入作業が不要 ・インターネット環境とカメラ・マイク機能が内蔵された端末があればすぐに使用可能 ・専用機材が必要 ・機材を設置する部屋の準備が必要 ・工事が必要な場合もある
導入時のコスト ・比較的安価 ・無料で利用できるツールもある 高価
運用中のコスト クラウド型のサービスなら比較的安価(オンプレミス型もある) 保守費用やメンテナンス、機材のレンタル代など、高額になりやすい
利用可能な場所 インターネット環境があればどこでも利用できる 専用機材が設置されている部屋のみ
利用可能なシーン テレワークや研修、朝礼など会議以外にも幅広いシーンで利用可能 基本的に会議のみの利用になる
主な機能 ・基本的な映像と音声のやりとりや資料共有機能などが付帯している場合がある ・アプリで使用できるツールもある 高品質な映像と音声のやりとり
外部接続の可否 社内だけでなく、社外でも接続が可能 相手側に専用端末があれば接続が可能

テレビ会議システムは安定した接続環境の下、高品質なミーティングができる特徴があります。

しかし、コストや使い方の柔軟性などを考えてテレビ会議システムではなく、Zoomなどの高品質通信を行うことができるWeb会議ツールムを導入する会社が今、どんどんと増えています。

次の章で、テレビ会議システムを導入するメリットとデメリットを紹介するので、Web会議システムも視野に入れながら検討してみてください。

テレビ会議のメリット・デメリット

テレビ会議システムを利用するメリットとデメリットを比較します。

テレビ会議システムを導入する前なら、メリットとデメリットの両方を比較したうえで検討することをおすすめします。

導入後の場合は、改めて自社の会議システムの見直しに役立ててください。

テレビ会議システムのメリット

テレビ会議システムを導入すると、次のようなメリットが感じられます。

  • 高品質なミーティングができる
  • 会議にかかる時間や交通費を抑えられる
  • 遠隔地の担当者とのコミュニケーションが活性化する

以上3つのメリットについて、順番に内容をチェックしていきましょう。

【高品質なミーティングができる】

先に説明しましたが、テレビ会議システムはカメラやマイクなどの専用機材を導入する必要があります。

しかし、広い会議室でもきちんと音声を拾えるため、そこまで音質を気にせずにミーティングができるメリットがあります。

また、音質だけでなく画質も良いので、遠隔地にいる相手の表情をきちんと確認できるのはもちろん、画像や動画を共有してミーティングの質を高められるのもテレビ会議システムの魅力です。

マイクとスピーカーの距離に気を付ければ、ハウリングすることが少ないので安心してミーティングに集中できます。

【会議にかかる時間や交通費を抑えられる】

遠隔地で開催されるミーティングに出席する場合、移動するために時間や交通費がかかります。

しかし、テレビ会議システムを導入すれば、ミーティングが開始する時間までに社内の会議室に移動するだけですみますし、交通費もかかりません。

また、会議の開催地になった場合、資料や会議室の準備をしなければいけませんがテレビ会議システムを賢く利用すれば、そういった手間が省けるメリットがあります。

テレビ会議システムの利用で浮いた時間やお金を有効活用すれば、仕事効率のアップにも繋がり、企業全体の仕組みの向上も実現するでしょう。

【遠隔地の担当者とのコミュニケーションが活性化する】

テレビ会議システムを導入して積極的に利用すれば、遠隔の拠点で働く担当者とコミュニケーションを取る機会を増やせます。

全国各地の拠点と比較的簡単にミーティングができるようになりますし、海外拠点ともスムーズな会議が実現します。

遠隔地の担当者とは、メールや電話でコミュニケーションを取ればいいと考える人がいるかもしれません。

しかし、顔を合わせてモニターで画像や映像を共有しながら話をすることで、誤解が生じる可能性を低く抑えられるのです。

会議が比較的大規模で大きな会議室を使って実施する会社は、テレビ会議システムの利用に適していると言えるでしょう。

テレビ会議システムのデメリット

テレビ会議システムを導入すると、次のようなデメリットがあります。

  • 導入コストが高額になりやすい
  • 決まった場所でしか利用できない
  • 利用方法がミーティングに限定される
  • Web会議システムより機能が劣ることも

以上4つのデメリットについて、順番に内容を解説していきます。

【導入コストが高額になりやすい】

テレビ会議システムは、導入時にマイクやカメラの専用機器を用意したり、必要に応じて工事をする費用がかかったりするので、まとまったコストになりやすいデメリットがあります。

すでに機材がそろっているなら心配ありませんが、いちからテレビ会議システムを導入する場合は、比較的安価な費用で始められるWeb会議システムから始めることをおすすめします。

【決まった場所でしか利用できない】

テレビ会議システムを利用するためには、機材が設置された会議室に行く必要があります。そのため、ケースバイケースで柔軟に会議場所を変更することができないのです。

ミーティングをする場所が固定されていた方が使い勝手がよい場合は、このデメリットを気にする必要はありません。

しかし、出張先や現場などでコミュニケーションを取るにはテレビ会議システムは不向きと言えるでしょう。

【利用方法がミーティングに限定される】

テレビ会議システムは使用する場所が限られるため、必然的に利用方法も限定されます。

例えば、Web会議システムであれば大規模な会議だけでなく、個人間のミーティングにも利用できます。

Web会議システムが今支持されているわけ

ネットワークやハイスペックな端末の開発を背景に、高品質なWeb会議システムが今は多くの企業や団体に支持されています。

例えば、ZoomはWeb会議システムとして非常に人気で全世界で100万以上の企業や団体に導入されています。

チャットや通話、画面共有などが簡単にできるので、これまでオフラインの会議室で行っていた会議と変わらないことが場所を問わず、どこでも会議を開催、参加可能。

Zoomはテレビ会議システムのようにカメラやマイクなどの専用機材を用意する必要がなく、ネットワーク環境さえ整っていれば手持ちのパソコンやスマホ、タブレット端末で簡単にミーティングが開催できます。

Zoomには利用価格や無料プランと有料プランがありますが、企業に導入するならより高機能で3人以上のミーティングにかかる時間制限がないので有料プランがおすすめ。

有料プランであれば、ミーティング参加者が多数でも接続が制限されることはありませんし、スケジュールやダッシュボードの管理なども簡単にできます。

以前はWeb会議システムよりもテレビ会議システムの方が高品質な接続ができると評価されていました。

しかし、目覚ましい技術発展によってWeb会議システムの品質が各段に上がっているのです。

テレビ会議システムにはない魅力がZoomなどのWeb会議システムにはあるので、一度導入を検討してみてください。

Web会議システムなら、さきに無料プランで使用感を確かめる方法も有効です。

人数や機能によって料金が変わってきますので、まずは問い合わせてみるのをおすすめします。担当者が最適なプランや料金を案内してくれるでしょう。

テレビ会議システムの導入で可能になること

テレビ会議システムの使い方は会社によって違いますが、例としては以下のようなものがあります。

  • 定期的かつ大規模なミーティング
  • 企業経営に関する会議
  • 国際会議
  • 海外支部・拠点との打合せ
  • フォーラム

テレビ会議システムはWeb会議システムと違い、無料で使用感を確かめるのが難しいですが、導入すればさまざまなことが円滑に進みます。

製品を導入する際の注意点!コストやサービスがポイント

テレビ会議システムと一口に言っても、さまざまな製品が販売されています。

どの製品を購入すればいいのか迷ってしまう会社が多いですが、導入・運用にかかるコストや利用中のサービスはしっかり確認することが大切です。

コストパフォーマンスが良い製品を選ぶ

テレビ会議システムを導入するときはまとまった費用が必要になりますし、運用中も定期的なメンテナンスにコストがかかります。

したがって、コストパフォーマンスが良い製品を選ぶことが大切。

いくら品質が高くて、機能が充実している製品でも、高額な費用が必要なテレビ会議システムを導入すると経費負担が大きくなります。

製品を導入する前に会議システムの使用頻度や使用状況の洗い出しを実施しなければ、自社にとってコストパフォーマンスが良いものを選べません。

単純に多くの会社から評価されている製品を導入しても、メリットを感じられない可能性があるので気をつけてください。

サポートサービスが充実した製品を選ぶ

サポートサービスが充実している製品を選ぶと、機材や通信環境に何か起きても安心。

例えば、安易に価格の安いテレビ会議システムを導入すると、日本語に対応していないケースもあります。

社内に英語が得意な社員がいれば心配いらないかもしれません。

しかし、言葉の違いが壁となって、十分なサポートが受けられない可能性があります。

また、日本製品を購入した場合でも、インターネット上のサポートサービスだけのケースもあります。

テレビ会議システムに発生した問題が簡単に治るものであれば大丈夫ですが、複雑なものだと問題をうまく解決できないことがあるので注意が必要です。

テレビ会議システムを会社に導入する場合は、オンラインサポートはもちろん、電話や訪問サービスがある製品を選ぶことをおすすめします。

まとめ

テレビ会議システムはマイクやカメラなどの専用機材さえあれば、ビジネスに必要不可欠なミーティングがいつでもできる便利なシステムです。

しかし初期費用がかかるなどのデメリットもあるので、現在はZoomなどのWebツールが選ばれているのも事実。

これらを踏まえてテレビ会議システムかWebミーテインングツールかを選択するのが良いでしょう。

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