遠隔地の人とコミュニケーションを取るためのツールとして、ビデオ会議システムがあります。
ビデオ会議を導入することで、会場までの移動にかかる費用や時間といったコストの削減が可能です。
しかし従来のビデオ会議システムは、専用機器の購入に高額な費用がかかったり、複雑な操作を覚える必要があったりとデメリットも目立ちました。
そのため導入へ踏み切れない、以前導入した古いシステムをずっと使い続けているといったお客様も少なくないのではないでしょうか。
そこでおすすめしたいのが、シンプルなUIで誰にでも使いやすい「Zoom」のビデオ会議システムです。
ここでは、Zoomの特長と機能、活用事例などについてまとめています。
Zoomを使ったビデオ会議に興味をお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
Contents
ビデオ会議ができる【Zoom】の特長
「Zoom」とは、アメリカの「Zoom Video Communications, Inc」という会社が開発したビデオ会議システムのことです。
WEB会議とテレビ会議のどちらかに特化したシステムは他にもありますが、両方のプランを用意しているシステムは多くありません。
まずは、他のサービスと比較したときのZoomのビデオ会議システムの特長について詳しく見ていきましょう。
モバイル回線でも快適！高品質・高画質な通信
Zoomの大きな特長は、通信にかかる容量が他のサービスと比較して非常に少ないという点です。
独自のデータ圧縮技術が使われており、モバイル回線でも安定して通信を行うことが可能。
映像が乱れたり音声が飛んだりすると会議の進行に影響が出るため、常に高品質なデータ通信ができるのはZoomのメリットと言えます。
地方の拠点や海外の拠点とのビデオ会議でもストレスなく接続できるため、大規模な会議を必要とする企業におすすめです。
ライセンス不要で簡単に会議へ参加できる
多くのミーティングツールでは、双方がアカウントを所持し、特定のシステムにログインする必要があります。
一方Zoomでは、会議に参加するクライアント側がライセンスを持っている必要はありません。
開催者となるホストがライセンスを持っていれば会議を始められるため、社外の関係者でも利用しやすいのが特長。
参加する際も、ホストから送られてくる招待URLをクリックするだけなので簡単です。
ITツールの操作に不安のある社員でも安心して利用できるので、導入後の浸透もスムーズでしょう。
マルチデバイスからの接続に対応
ZoomはWindows・iOS・Androidの各デバイスに対応しています。
新たにビデオ会議専用の機器を購入する必要がなく、既存の端末をそのまま活用できるため導入コストを抑えることが可能です。
減価償却まで既存の機器を流用したいといった場合はZoomが適しています。
高いセキュリティで重要な会議も安心
Zoomには以下のようなセキュリティ対策が施されています。
- 暗号化通信(AES256、TLS)
- 会議入室時にパスワード要求
- 特定ドメインに属するユーザーのみの入室設定
- 強制退室機能
- 参加予定者入室完了後に会議室をロック など
オンライン上でのやり取りは情報漏えいが心配…と感じるかもしれませんが、Zoomなら安心して利用できるでしょう。
Zoomは拠点同士の定例会議や役員会議など、重要な会議の場にもおすすめです。
ビデオ会議の活用事例
Zoomのビデオ会議システムは、通常の会議だけでなく研修やセミナーなど様々な使い方ができます。
続いて、ビジネスシーンにおけるZoomのビデオ会議システムの活用事例を紹介していきます。
複数拠点でのリモート会議
Zoomは拠点同士での会議や打ち合わせに使われるのが一般的です。
WEB会議システムであればスマホやタブレットからも接続できるため、個々のコミュニケーションや情報共有にも便利。
社内のみならず、リモートワークや在宅勤務をしているスタッフとの連携もスムーズになります。
メール・チャットや電話などと異なり、カメラを通して直接お互いの顔が見えるため、細やかな感情表現が容易になるでしょう。
またZoomのビデオ会議システムは常時接続が可能となっており、別フロアのスタッフと常にやり取りできる体制を整えられます。
WEB会議は個人同士の通信向きですが、ビデオ会議なら多数対多数での大規模な会議にも適しています。
セミナーや研修
Zoomのビデオ会議システムを利用すれば、複数拠点の社員に対して同時に研修やセミナーを実施することも可能です。
各拠点にいながら研修を受けられるため、会場手配にかかる人件費や移動の交通費や出張費などのコストを抑えられます。
Zoomには、ホストの音声のみを発信できたり、参加者を少人数のグループに分けたりする機能も搭載。
大人数での研修やセミナーでは多くの声が入り交じって聞き取り辛い場合もありますが、Zoomなら必要な音声だけを受け取ることができるのです。
その他、内容を録画・録音しておくことで、欠席者へのフォローなども容易になります。
現場の視点映像を使った遠隔支援
Zoomではホストの画面だけでなくクライアント側の画面を共有することもできます。
またアクションカメラを装備すれば、現場にいるスタッフの視点映像の共有も可能です。
これにより、遠隔から操作方法を指示したり、現場の様子を確認したりといった使い方ができ、業務の効率化につながります。
Zoomサービスの種類と機能
ZoomリセラーのNECネッツエスアイでは、個人向けライセンスの「Zoom Meeting」と常設システムの「Zoom Rooms」を提供しています。
最後に、それぞれのサービスの特長と機能について詳しく見ていきましょう。
Zoom Meeting
Zoom Meetingでは、PCやスマホなどから利用できる個人ライセンスが発行されます。
WEB会議・録画と録音・画面共有・ブレークアウトルームといったZoomの標準機能を全て利用可能です。
デバイスにあらかじめ搭載されているカメラやマイクはもちろん、環境に応じた機器を連携することもできます。
またOfficeソフトやGoogleカレンダーといった外部サービスを連携すれば、ファイルやスケジュールの管理にも活用できるでしょう。
Business・Enterpriseライセンスの場合は、管理者にダッシュボード機能も付与されます。
Zoom Rooms
Zoom Roomsは会議室やミーティングスペースに設置して利用するビデオ会議システムです。
最大3台のモニターと接続し、ギャラリービューや共有されたデータを表示することが可能です。
常時接続することで、他拠点や他フロアのスタッフとスピーディーなやり取りを実現します。
各ディスプレイの操作はコントローラ端末となるタブレットから行います。
着席したままで画面の制御やカメラの操作ができるため、更なる業務効率化にもつながるでしょう。
まとめ
- Zoomは高品質・高画質で通信でき、セキュリティの高さも評判のビデオ会議システム
- 複数拠点での会議や研修・セミナーなど様々な使い方が可能
- Zoom Roomsは汎用的な機器を使って常設のビデオ会議システムを構築できる
ビデオ会議システムを導入することで、コストカットや業務効率化など多くのメリットが得られます。
Zoomは機能性も高く品質も良いため、導入をお考えの方はぜひ検討してみてくださいね。
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