知っておきたいテレビ会議・Web会議システムの仕組みを徹底解説!

知っておきたいテレビ会議・Web会議システムの仕組みを徹底解説!

テレビ会議システムを使うと、人数や営業地点を気にせずにミーティングできるメリットがあります。

定期的にメンテナンスをすることで、会議にかかる費用を押さえられるテレビ会議システムはどのような仕組みになっているのでしょうか。

そこで今回は、テレビ会議システムの基本的な仕組みや機能を紹介します。

web会議システムとの違いやテレビ会議システムを選ぶポイントも合わせてチェックしていきましょう。

この記事は、次のような人におすすめの内容です。

  • テレビ会議システムの仕組み・機能が気になる人
  • テレビ会議とweb会議のメリットを比較したい人
  • テレビ会議システムを選ぶポイントが知りたい人

テレビ会議システムの仕組みと機能

まずは、テレビ会議システムの仕組みと機能から見ていきましょう。

テレビ会議システムの仕組み

テレビ会議システムとは、専用機材やケーブルなどを導入することで音声や映像などを共有しながらミーティングができるシステムツールのこと。

接続に必要な機材やケーブルはレンタルできる場合もありますが、購入する選択肢もあります。

導入時に高額なコストがかかる傾向がありますが、一度導入すれば定期的なメンテナンスの実施によって安定したテレビ会議システムの運用が可能になります。

テレビ会議システムは、比較的広範囲の音声を拾える特徴があるので大きな会議室でミーティングをする場合に適しているのです。

また、テレビ会議システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

双方の違いとしては、クラウド型はインターネットに接続すればいつでもミーティングができるのに対して、オンプレミス型は社内の専用サーバーを利用が必要な点にあります。

クラウド型の特徴としては安定した接続が難しいですが、社内だけでなく社外とのミーティングも比較的簡単に実施可能。

一方、オンプレミス型はどこでも利用できるわけはありませんが、接続が安定していて高いセキュリティが維持できる特徴があります。

テレビ会議システムの主な機能

テレビ会議システムの機能はツールによって違いがありますが、主な機能は以下の通りです。

  • 音声・映像を使った電話機能
  • デスクトップなどの画面共有機能
  • ミーティングの録画機能
  • セキュリティ機能

テレビ会議システムツールが持つ基本的な4つの機能について、簡単に説明します。

【音声・映像を使った電話機能】

テレビ会議システムの最も基本的な機能は、音声や映像を使った電話機能。

音声のみの通話もできますが、映像を利用することでミーティング相手の顔を見たり、資料を共有したりなどしてコミュニケーションを深められるメリットがあります。

文章では伝えられない詳細な情報やニュアンス、感情を伝えられるのがテレビ会議システムの特徴です。

【デスクトップなどの画面共有機能】

テレビ会議システムで共有できるのは、音声や映像だけではありません。

テレビ会議システムで使用しているデバイスの画面をミーティング相手に共有できる機能もあります。

商品やサービスの説明や会議の議題・問題について、より詳細な登録ができるのがテレビ会議システムの特徴です。

【ミーティングの録画機能】

テレビ会議システムツールの中には、ミーティングを録画できる機能が搭載されたものがあります。

会議中に議事録を作成しきれなかった場合や相手の言動をもう一度確認したい場合などに、録画データをチェックできるのです。

テレビ会議システムの録画機能をうまく活用すれば、意見のすれ違いや誤認識を防止できるメリットがあります。

【セキュリティ機能】

ミーティングで共有した画像や資料、会議中の会話などが外部に漏れることを気にして、テレビ会議システムの導入になかなか踏み切れない会社もあるでしょう。

しかし、テレビ会議システムの中には、端末認証や通信の暗号化などの充実したセキュリティ機能が搭載されたツールがあるので安心です。

Web会議とは違う?メリットの違いを比較

web会議システムとテレビ会議システムは、よく混同されますがまったく仕組みが違うシステムです。

ビデオ会議とも呼ばれるテレビ会議システムは、会議室を用意して専用の回線を用いてミーティングを実施する必要があります。

一方、web会議システムとは、インターネットを利用してパソコンやスマホ、タブレットなどの端末を用いてミーティングが実施できる違いがあります。

web会議システムとテレビ会議システムのメリットや特徴の違いを一覧表にまとめたので、この機会にチェックすることをおすすめします。

会議システム名 web会議
システム
テレビ会議
システム
導入時 専用機器がいらないため、テレビ会議システムよりもコストが低い 専用機器や工事をする必要があるが、高品質なシステムが手に入る
費用 比較的安価 高額になりやすい
使用場所 会議室に限らず、インターネットに接続できればどこでも利用可能 専用機器が設置してある部屋のみ
機能 映像・音声だけでなく、資料や画面などの共有ができる 高画質で高品質な映像と音声のやり取りができる
メンテナンス バージョン更新をする必要があるが、耐用年数経過による劣化を気にしなくていい 定期的に機材のメンテナンス費用がかかるが、安心して利用できる
外部接続 インターネットに接続できれば、社外のメンバーともコミュニケーションが取れる 専用端末を持っているメンバーと安定した接続が可能

ツールを導入すると可能になることを紹介

テレビ会議システムを導入すれば、次のようなことを実現できます。

  • 遠隔地の営業地点とのミーティングの効率化
  • 会議にかかる費用削減
  • スムーズな意思決定
  • コミュニケーションの活性化

テレビ会議は専用機器とシステムさえあれば、遠隔地であっても簡単にミーティングができる特徴があります。

会議のためにわざわざ出張する必要がないので、時間を有効に活用できるだけでなく、交通費や準備費などの費用を削減できるメリットもあるのです。

また、音声と映像を使ったコミュニケーションが可能になるので、スムーズな意思決定を促進する効果が期待できます。

テレビ会議システムの導入によって、社内におけるコミュニケーションの活性化が図れるのでプロジェクトの成功や企業の成長に繋がりやすくなります。

適したテレビ会議システムを選ぶおすすめポイント

テレビ会議システムを導入する場合は自社に適したツールを選ぶ必要がありますが、どの製品を選べばいいか迷う人も多いです。

そこで、自社に最適なテレビ会議システムを選ぶときにチェックしたいポイントを具体的に紹介します。

システム導入のしやすさ

システム導入に時間がかかると、なかなかテレビ会議のメリットを感じられません。

テレビ会議システムを導入するときは、つい費用や機能に目が行きがちですが導入のしやすいツールを選択することも大切です。

専用機器をレンタルできるテレビ会議システムもあるので、よく比較検討することをおすすめします。

導入・運用料金の価格

テレビ会議システムを利用するとなると、初期導入費用だけでなく運用料金を支払う必要があります。

したがって、テレビ会議システムの導入前に長期的な目線で導入・運用料金のコストを考えることが大切です。

ちなみに、テレビ会議システムの料金体制は、主に定額制と従量課金制の2種類です。

テレビ会議システムの活用頻度や利用者数などを考えた上で、適切なツール・プランを選択しましょう。

ツール品質の制度

テレビ会議システムは、ツールによって音質や画質の品質に違いがあります。

ツールの品質の制度をチェックするときは、fpsや解像度を確認することをおすすめします。

fpsは映像の滑らかさ、解像度は鮮明さを表す数値なのでよく比較検討しましょう。

web会議システムも検討してみるのをおすすめ

近年は、テレビ会議システムではなく、web会議システムの方が多くのメリットがあると注目されています。

新たにテレビ会議システムの導入を考えているなら、web会議システムと比較検討することをおすすします。

特にweb会議システムツールの”Zoom”はテレビ会議システムの長所を持ちながらデメリットをカバーする性能を持ちます。

簡単に紹介するので、ぜひこの機会に利用を考えてみてください。

全世界100万以上の企業・団体に導入されているZoom

Zoomは、全世界100万以上の企業や団体に導入されているWebミーティングツール。

Web会議に必要な機能を揃えており、画面共有や録画機能などを手持ちのPC、スマホ、タブレットとデバイスを選ばず利用できます。

画面共有や資料共有機能があるので自宅にいながら、まるでオフィスにいる時と同じ様なミーティング環境を構築可能です。

データ通信量も軽く、テレビ会議システムと変わらないクオリティで通信ができるので安定した状態のミーティングを行うことができるでしょう。

詳しい内容や料金についてはページ下部にあるバナーからお問い合わせするのが良いでしょう。

担当者が最適なプランと料金を提案してくれます。

まとめ

テレビ会議システムは専用機器やケーブルなどを準備することで、地点が離れた担当者とも気軽に会議ができるツールです。

しかし、定期的にシステムや使用機器のメンテナンスをする必要があるので、費用がかさむことが懸念されます。

近年は、テレビ会議システムよりもweb会議システムに注目が集まりつつあります。

新しいテレビ会議システムの導入やツールの見直しを考えているなら、今回紹介したweb会議システムの利用を検討してみてください。

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