社内の連絡・コミュニケーションにツールを導入する理由とメリット

社内の連絡・コミュニケーションにツールを導入する理由とメリット

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これまで社内の連絡手段と言えば、メールや電話が定番でした。

しかし近年はビジネスシーンに特化した様々なツールが登場しており、よりスムーズなやり取りが可能となっています。

社内の情報共有やコミュニケーションが円滑に行われることで、業務全体の効率アップも期待できるでしょう。

ここでは、社内の連絡手段としてWeb会議やグループウェアなどのビジネスツールを導入するメリットを解説。

豊富なツールの中で自社に必要な製品を選ぶ際のポイントなどもまとめているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

社内連絡にツールを導入するワケ

以前はメールと電話を使って連絡を行うのが一般的でしたが、最近は何かしらの連絡ツールを導入している企業が増えています。

まずは、社内連絡にツールを導入する理由と、実際にどのようなツールがあるのかを詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションに対する課題

社内のコミュニケーション不足を課題に感じている企業は少なくありません。

一部業務の外注化や、リモートワーク・在宅勤務といった働き方の拡大により、会社内に集まって話し合う機会が減っていることが原因の1つです。

また「若手社員が飲み会に参加しない」など世代間のコミュニケーション方法の違いも挙げられるでしょう。

社員同士のコミュニケーションが滞ると、情報の周知に時間がかかったり、適切に報連相が行われなかったりする可能性があります。

これらは社内だけでなく、社外とのやり取りにも影響する場合があるため、早急に解決しなければいけません。

そこで注目されているのが、手軽にやり取りできる便利な社内連絡ツールの存在です。

ビジネスツールの種類と役割

では実際に、社内連絡ツールにはどのようなものがあるのでしょうか。

社員同士のコミュニケーションに役立つ連絡ツールとしては以下のようなものが挙げられます。

バーチャルオフィス アバターを操作して仮想オフィス内のスタッフとチャットができる仕組みです。
グループウェア 掲示板やカレンダー、ファイル共有などが1つになったサービス。スピーディーな情報共有が可能です。
Web会議 相手の顔が映るため、対面で話しているような感覚でやり取りできるのが特徴です。営業時のプレゼンなどにも活用されています。

このように、複数の機能がまとまったものや特定の機能に特化したものなど、様々な連絡ツールが登場。

リモートワーカーとの連携に便利なファイル共有や勤怠管理といったツールもあります。

これらの機能を組み合わせながら活用することで、社員同士のコミュニケーション不足改善に役立つでしょう。

連絡ツールを社内に導入することで得られるメリット

社内に連絡ツールを導入すると、コミュニケーションの改善以外にも様々なメリットが得られます。

ここからは、社内連絡ツールのメリットについて解説していきます。

豊富な機能で業務の効率化につながる

例えばWeb会議ツールを導入した場合、わざわざ会議室に集まらなくても、個人のデスクや自宅などから会議に参加できるようになります。

これにより移動時間の短縮や交通費・出張費といったコストカットが可能に。

浮いた時間・費用を使って他の業務を行えるため、生産性の向上が期待できるでしょう。

またチャットツールを導入すると、短文のやり取りやスタンプを使った表現などができるようになります。

メールと違い件名やあいさつ文を考える必要がなく、メッセージの作成にかかる時間を減らすことができます。

チャットならタイムライン形式で内容を追えるため、過去の会話や情報を確認するのも簡単。

その他、バーチャルオフィスを使えばリモートワーカーの在籍状況が一目で分かり、外部との連携もスムーズになります。

必要に応じて複数の機能を組み合わせることで、更なる効率化も可能になるでしょう。

情報が蓄積されマニュアル化できる

グループウェアの掲示板に必要な情報やノウハウを残しておくと、それらが蓄積されて1つのマニュアルになっていきます。

過去のトラブルや他店の成功事例などを社内全体に共有することで素早く周知され、新たなアイデアも集まりやすくなるかもしれません。

また同じ質問を何度も受けるといった手間が省けるのもメリットと言えるでしょう。

必要なサービスを選ぶ方法とポイント

どんなに便利な連絡ツールであっても、社内に必要のない機能をいくつも取り入れてしまうとかえって効率が悪くなります。

最後に、社内連絡ツールを導入する際のポイントについて詳しく見ていきましょう。

課題と目的を明確にする

社内連絡ツールを導入する場合、まずは自社が解決するべき課題を明確にする必要があります。

なぜツールを導入するのか、ツールによって何を改善・解決したいのかといった目的・目標が定まっていないと必要なツールを探すことができません。

社内のコミュニケーション改善やリモートワーカーの勤怠管理、会議・打ち合わせにかかる時間やコストの削減など、まずは課題の洗い出しから始めましょう。

課題解決に必要な機能を見極める

課題が明確になったら、解決につながる機能が搭載されたツールを探します。

例えばリモートで会議を行いたいのにテキストのやり取りしかできないソフトを入れても意味がありません。

きちんと必要な機能が利用できるものを選ぶことが大切です。

また無料で使えるものやユーザー数に応じて料金がかかるものなど価格帯も様々。

むやみにツールを導入してもコストがかかるだけなので、機能と予算のバランスを見ながら検討しましょう。

その他、情報リテラシーのない社員でも操作しやすいUIになっているか、サポートは充実しているかといったポイントも重要です。

導入時に社内が混乱しないよう、ツールの選択は慎重に行いましょう。

まとめ

  • Web会議やチャット、ファイル共有など様々なビジネスツールが登場している
  • 連絡ツールには業務効率化やコミュニケーションの円滑化といったメリットがある
  • 自社の課題を洗い出し、解決に役立つツールを導入する必要がある

社内の連絡ツールとして活用できるサービスはいくつも存在します。

それぞれの機能やコストを比較し、自社に必要なツールを選択することが重要です。

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